Bookkeeping em Miami, em português, para quem opera entre dois países

Importação, exportação e câmbio

Miami vive de comércio internacional. Quem importa ou exporta paga e recebe por wire (transferência bancária internacional), às vezes em outra moeda, e cada operação carrega uma taxa do banco de origem, outra do banco intermediário e uma diferença de câmbio. Se o lançamento no QuickBooks registra só o valor que caiu na conta, a receita fica menor do que foi faturado e a despesa bancária some.

A conciliação correta liga cada wire à invoice ou ao pedido de compra, separa a taxa numa conta própria e trata a variação cambial como variação cambial. Para empresas com conta em mais de uma moeda, o recurso de multicurrency do QuickBooks Online precisa ser planejado antes de ligar, porque depois de ativado ele não pode ser desligado.

Sócio ou operação no Brasil

Muita empresa de brasileiro em Miami tem um pé em cada país. O problema não é ter os dois lados, é misturar. A LLC americana precisa de livros que mostrem só o que é dela. Dinheiro que vem do Brasil precisa de um nome: empréstimo do sócio, aporte de capital ou pagamento de cliente. Despesa da operação brasileira paga com o cartão americano também precisa ser identificada. Qual tratamento fiscal cada uma dessas coisas recebe é decisão do contador. O bookkeeping garante que ele consiga enxergar cada uma.

Restaurante, varejo e alto volume de cartão

Em restaurante e loja, a venda é registrada bruta no sistema, mas a processadora deposita o líquido, agrupado por dia e com taxas, gorjetas e estornos no meio. Sem conciliar depósito por depósito, a conta Undeposited Funds (onde o QuickBooks guarda recebimentos que ainda não foram ligados a um depósito) cresce todo mês e o P&L passa a mostrar uma receita que nunca existiu. O sales tax em Miami-Dade chega a 7%, somando os 6% do estado e a surtax do condado. Os livros separam o que foi cobrado de sales tax. Quais itens são tributáveis e a declaração ficam com o contador.

Imóveis e administração de propriedades

Quem investe ou administra imóveis precisa de resultado por propriedade, não só o total da empresa. Security deposit (caução do inquilino) é dinheiro que deve ser devolvido, então não é receita. Reforma que valoriza o imóvel e conserto do dia a dia são lançados de formas diferentes, e a classificação final é do contador. Desde 1º de outubro de 2024, o aluguel comercial não tem mais sales tax na Flórida, o que muda a forma de conferir contratos antigos.