QuickBooks cleanup: arrumar o QuickBooks que está em uso e não bate

Os erros que aparecem em quase todo arquivo

QuickBooks bagunçado raramente tem um erro só. Tem hábitos pequenos que se somam ao longo dos meses.

• Transações duplicadas. O bank feed, a conexão automática com o banco, importa a despesa, e alguém lança a mesma despesa à mão. O gasto aparece duas vezes e o lucro encolhe.
• Undeposited Funds acumulado. É a conta onde o QuickBooks guarda recebimentos até virarem depósito. Quando o depósito do banco é lançado como receita nova, o pagamento fica parado ali e a receita conta em dobro.
• Opening Balance Equity com saldo. O QuickBooks usa essa conta quando alguém digita um saldo inicial. Depois da configuração ela deveria zerar. Saldo ali indica abertura mal feita ou ajuste forçado.
• Uncategorized Income e Uncategorized Expense. Transações aceitas sem categoria. O dinheiro está registrado, mas o P&L não diz o que ele foi.
• Contas não reconciliadas ou reconciliadas com diferença. A reconciliação confere o saldo do sistema com o extrato. Quando alguém fecha com diferença, o erro se esconde nos meses seguintes.
• Plano de contas inchado. Três contas para combustível e categorias criadas no impulso. O relatório perde leitura.
• Pessoal misturado com empresa. Cartão pessoal pagando fornecedor, mercado da família no cartão da empresa. Cada caso vira retirada do sócio (owner draw) ou reembolso.
• Regras automáticas erradas. Uma bank rule criada às pressas categoriza toda compra numa loja como material de obra e repete o erro sozinha todo mês.
• Invoices abertas que já foram pagas. O cliente pagou e o depósito entrou, mas o recebimento não foi aplicado à invoice. O contas a receber mostra dinheiro que ninguém deve.

Como é o trabalho de limpeza

A ordem importa, porque corrigir uma conta mexe no saldo de outra.

• Registro do ponto de partida. Antes de qualquer ajuste, os relatórios e saldos atuais são exportados. Toda mudança fica com referência.
• Diagnóstico. Levantamento de contas, cartões, regras e saldos suspeitos, para medir o tamanho real do trabalho.
• Reconciliação do mais recente para trás. Primeiro o último mês fechado, depois os anteriores. O retrato atual fica confiável antes.
• Correção de saldos. Duplicadas removidas, Undeposited Funds casado com os depósitos, Opening Balance Equity distribuído nas contas certas, invoices aplicadas.
• Limpeza do plano de contas, com contas repetidas unificadas e estrutura ajustada ao setor.
• Regras novas, para o erro não voltar pelo automático.
• Manutenção. Com o arquivo limpo, a rotina mensal impede que a bagunça se forme de novo.

O trabalho é conduzido pelo Gustavo Brasil, Certified QuickBooks PRO Advisor. Quando a correção mexe num ano já declarado, o ajuste é alinhado antes com o seu contador. Para entender por que o atraso piora esse quadro, leia o artigo sobre livros atrasados.