Catch-up bookkeeping: colocar a contabilidade em dia depois de meses sem lançar

Três números definem o tamanho

Antes de falar em prazo ou valor, o projeto precisa de três respostas concretas.

• Desde quando. O último mês com fechamento conferido, e não o último mês em que alguém mexeu no sistema.
• Quantas contas. Contas bancárias, cartões de crédito e plataformas de pagamento, incluindo as que foram fechadas no período.
• Quanto volume. A média de transações por mês, somando todas as contas.

O material que precisa chegar

• Extratos de todas as contas e cartões do período, em PDF ou CSV.
• Relatórios do sistema do setor, como Toast, Buildertrend ou MyCase, para cruzar receita e custo.
• Relatórios de folha de pagamento do período.
• As declarações de imposto anteriores e os contratos de empréstimo ativos.
• Acesso ao QuickBooks, se ele existir. Se não existir, a última declaração serve de ponto de partida para os saldos iniciais.

Por que o trabalho começa pelo mês mais recente

Um mês reconciliado de agora serve para decidir preço, caixa e contratação hoje. Um mês de dois anos atrás serve, no máximo, para uma declaração. Por isso a reconstrução começa no último mês completo e recua. Ao mesmo tempo, o mês corrente já entra na rotina, e o atraso para de crescer. O passo a passo detalhado está no artigo sobre livros atrasados.

Como o atraso vira um ano pronto para o contador

Lançar tudo não basta. O catch-up termina quando o ano está fechado de um jeito que o contador consiga usar sem refazer.

• Todas as contas e cartões reconciliados até 31 de dezembro.
• Transferências entre contas próprias separadas da receita.
• Prestadores com W-9, o formulário de cadastro fiscal, e o total pago a cada um no ano.
• Parcelas de empréstimo com juros e principal separados.
• Uma lista honesta do que ficou sem comprovante.

Quando o prazo do imposto está perto

Se faltam poucas semanas para 15 de março, prazo de S corporation e partnership, ou 15 de abril, prazo de pessoa física e C corporation, fale primeiro com o contador. É ele quem decide se pede extensão e qual período precisa receber antes. A GS Brasil organiza a fila a partir dessa resposta: o período que o contador precisa vem na frente, e o restante segue depois.