Quanto custa um bookkeeper nos Estados Unidos e o que faz o preço subir

Bookkeeping para pequena empresa nos Estados Unidos costuma ficar entre 200 e 800 dólares por mês, e o que decide onde você cai nessa faixa são cinco variáveis: volume de transações, quantidade de contas a conciliar, frequência do fechamento, complexidade do setor e nível de acompanhamento. Uma empresa com 60 transações e uma conta bancária custa uma fração de uma com 700 transações, quatro contas e reunião semanal. Por isso preço fechado em tabela quase sempre esconde limite de escopo.

As cinco variáveis que definem o preço

1. Volume de transações

É o fator de maior peso. Cada transação precisa ser categorizada, conferida e amarrada ao documento que a justifica. Uma empresa com 60 lançamentos por mês e outra com 600 não dão o mesmo trabalho, por mais parecidas que sejam no faturamento.

Para estimar o seu volume, some as linhas do extrato bancário e do cartão do último mês. É esse o número que qualquer proposta séria vai perguntar primeiro.

2. Quantidade de contas a conciliar

Cada conta bancária, cada cartão de crédito, cada conta de pagamento como PayPal ou Stripe é uma conciliação separada. Uma empresa com uma conta e um cartão é bem mais simples que uma com três contas, dois cartões e um sistema de pagamento.

3. Frequência do fechamento

Fechamento mensal é o padrão. Restaurante e comércio com movimento diário costumam precisar de conciliação semanal ou até diária, porque uma divergência de caixa que passa trinta dias vira um buraco que ninguém consegue mais explicar.

4. Complexidade do setor

Alguns setores exigem uma camada a mais de organização, que não é opcional se você quer informação útil.

• Construção civil. Custo separado por obra, controle de subcontratados, W-9 e preparação de 1099.
• Advocacia. Conciliação por caso, gestão do aging de recebíveis e a conta trust tratada à parte da operacional.
• Restaurantes. Food cost por categoria, fechamento diário de caixa, gorjeta e sales tax separados desde o lançamento.

5. Nível de acompanhamento

Aqui a diferença é grande. Receber um relatório por e-mail no dia 10 é um serviço. Ter alguém disponível toda semana para olhar o caixa com você antes de decidir um preço ou uma contratação é outro. O primeiro é execução, o segundo é gestão.

Faixas de referência

Os valores abaixo são referências de mercado para pequena empresa nos Estados Unidos, não uma tabela da GS Brasil. Servem para você calibrar expectativa antes de pedir proposta a qualquer prestador.

O que costuma ficar de fora e vira custo extra

• Clean up inicial. Se os seus livros estão atrasados, colocar em dia é um projeto à parte da mensalidade.
• Implantação do QuickBooks. Plano de contas adequado ao setor, conexão de contas e configuração inicial.
• Folha de pagamento. O processamento em si costuma ficar no seu provedor de payroll, e o bookkeeper concilia o custo na contabilidade.
• Declaração de imposto. É trabalho do contador ou CPA, cobrado separadamente.

Como calcular se vale a pena

Faça a conta pelo outro lado. Pegue quantas horas por mês você gasta hoje mexendo em extrato, nota fiscal e planilha. Multiplique pelo valor da sua própria hora, aquela que você cobra do seu cliente ou que rende quando você está vendendo em vez de conciliando.

Na maioria dos casos, o empresário está gastando de 8 a 15 horas por mês em rotina financeira mal feita. Se a sua hora vale 60 dólares, são 480 a 900 dólares por mês de custo que não aparece em lugar nenhum, feito por quem não é da área e no fim do dia, cansado.

E isso sem contar o custo maior, que é o das decisões tomadas sem informação: o preço que ficou baixo por dois anos, a obra que deu prejuízo e ninguém percebeu, o cliente que consome mais do que paga.