QuickBooks para contractors: a configuração que separa o custo de cada obra

O plano de contas de quem constrói

O plano de contas é a lista de categorias do sistema. Numa empresa de obra ele separa o custo que pertence a uma obra do gasto que a empresa teria sem obra nenhuma. O primeiro grupo são os custos diretos:

• Material. Compra de insumo para a obra, com a nota amarrada ao projeto.
• Mão de obra própria. A parte da folha que foi para a obra, não o total.
• Subcontratado. Pagamento a prestador, separado do material que ele forneceu.
• Equipamento. Aluguel de máquina e ferramenta, custo da obra, separado da compra de equipamento, que é ativo.
• Permits e taxas. Licenças, inspeções e taxas pagas por causa daquela obra.

Projeto, item de custo e classe

São três camadas, e cada uma responde a uma pergunta. O projeto responde em qual obra o dinheiro entrou ou saiu: cada obra vira um projeto ligado ao cliente. O item de custo responde o que foi comprado: é a linha da nota que aponta para a conta certa, então quem lança escolhe drywall sem precisar saber a categoria.

A classe responde que tipo de trabalho era. Só faz sentido quando a empresa tem mais de uma frente, como obra nova, reforma e manutenção. Quem tem uma frente só não precisa de classe: cada campo a mais é um campo para alguém esquecer.

Buildertrend e QuickBooks: quem manda em quê

O Buildertrend é o sistema da obra: cronograma, orçamento, change order e a nota do fornecedor ligada à etapa. O QuickBooks é o sistema do dinheiro: banco, cartão, folha, contas a pagar e a receber e os relatórios que o contador entende. Cada custo precisa de um dono, e o dono é o sistema onde ele nasce.

O lançamento duplicado aparece quando os dois sistemas criam a mesma transação. A regra que resolve é simples: o custo entra uma vez só, e o bank feed serve para casar o pagamento com o lançamento que já existe, nunca para criar outro. Na prática, isso vira uma lista de qual custo vem de qual sistema.

O cartão de material e a obra certa

Compra de material é onde o custo mais se perde. Uma bank rule, a regra automática do QuickBooks, adivinha a categoria pelo nome da loja, mas não adivinha a obra. A obra vem de quem comprou: foto do recibo no mesmo dia, com o nome da obra, ou um cartão por equipe. No fechamento, toda compra sem projeto volta numa lista.

Adiantamento, draw e retainage dentro do sistema

Dinheiro que entra nem sempre é receita. O adiantamento do cliente é obrigação: a empresa recebeu e ainda deve o serviço, então fica como passivo e só vira receita conforme a obra é faturada. O draw, a liberação por etapa, é cobrado por uma invoice de medição, que abate o adiantamento e reconhece a parte executada.

O retainage, a parte retida até a entrega, tem lugar próprio: uma conta a receber separada, para o valor não sumir do relatório nem contar como recebido. O lado contratual está em construção na Flórida.

O fornecedor marcado para 1099

Todo subcontratado entra como fornecedor com a marcação de 1099 ligada, o W-9 anexado e o endereço preenchido. Assim o total do ano sai pronto do sistema em janeiro, em vez de ser somado cheque por cheque. O que o sistema não separa sozinho é o que foi pago por cartão ou plataforma: isso vem da forma de pagamento no lançamento. A rotina está em 1099 e W-9.