Job costing na construção civil: como saber a margem de cada obra

Job costing é separar receita e custo por obra, em vez de jogar tudo numa conta só de despesa. Sem isso, o P&L da empresa pode fechar positivo enquanto duas ou três obras específicas consomem o lucro das outras, e ninguém percebe até faltar dinheiro para a folha. Com job costing no QuickBooks, cada obra vira um projeto com receita, material, mão de obra e subcontratado separados, e a margem de cada uma fecha todo mês.

Por que o P&L da empresa esconde o problema

Imagine uma construtora que fechou o ano com 1,2 milhão de receita e 9 por cento de margem. Parece saudável. Agora quebre esse número por obra.

As duas primeiras obras sustentaram o ano. As duas últimas devolveram boa parte do que elas ganharam. No P&L consolidado, isso aparece como 9 por cento de margem e nada mais. O empresário fecha o ano achando que o negócio dá 9 por cento, quando na verdade o que ele faz bem dá 20 e o que ele faz mal dá prejuízo.

A decisão que ele toma no ano seguinte com essa informação é errada por construção: ele vai continuar aceitando os dois tipos de obra.

O que separar em cada obra

Job costing não é só marcar a despesa com o nome da obra. É separar por natureza, porque cada natureza tem um comportamento diferente e um responsável diferente.

• Material. É o mais fácil de amarrar e o que mais estoura por causa de compra fora do orçado.
• Mão de obra própria. Precisa de apontamento de hora por obra, senão o custo fica todo na conta genérica de folha.
• Subcontratado. Costuma ser a maior linha e a mais desorganizada, porque o pagamento sai por cheque ou transferência sem amarração.
• Equipamento e aluguel. Guindaste, caçamba, andaime. Item que fica parado na obra é custo correndo sem produção.
• Permit e taxas. Pequeno em valor, mas quando não é amarrado à obra distorce a comparação entre projetos.
• Retrabalho. Vale a pena isolar. É o custo que ninguém orça e o que mais explica obra que virou prejuízo.

Como isso funciona no QuickBooks

O QuickBooks tem recurso de projeto, que é onde o job costing acontece. A estrutura mínima que funciona é esta.

• Cada obra vira um projeto, com nome que a equipe reconheça, não código interno.
• O plano de contas separa custo direto de obra das despesas administrativas da empresa.
• Toda transação de custo recebe o projeto no momento do lançamento, não no fim do mês.
• A receita da obra é reconhecida no mesmo projeto, para a margem fazer sentido.
• O relatório de lucratividade por projeto entra no fechamento mensal, ao lado do P&L.

A conciliação com o Buildertrend

Quem usa Buildertrend já lança orçamento, change order e compra por obra lá dentro. O problema clássico é que esses dados vivem separados da contabilidade, e os dois lados nunca batem.

O que resolve é tratar cada sistema pelo que ele é melhor. O Buildertrend continua sendo a fonte da operação da obra, o QuickBooks continua sendo a fonte da contabilidade, e existe uma conciliação periódica entre os dois. Assim você não digita duas vezes e não convive com dois números diferentes para a mesma obra.

Subcontratado, W-9 e 1099

É a linha que mais gera dor de cabeça em janeiro, e a causa é sempre a mesma: o pagamento aconteceu, mas a documentação não. A rotina que evita isso tem três regras simples.

• W-9 antes do primeiro pagamento. Nenhuma exceção. Depois que o serviço foi prestado, a chance de conseguir o documento cai muito.
• Pagamento sempre amarrado à obra. Cheque solto sem referência é custo que existe e não aparece em obra nenhuma.
• Acumulado por prestador ao longo do ano. É o que define quem precisa de 1099, e conferir isso em janeiro é tarde.

O que muda depois de três meses de job costing

O ganho não é o relatório, é o que ele permite decidir. Depois de um trimestre com custo separado por obra, três coisas mudam de lugar.

• O orçamento deixa de ser chute. Você passa a orçar com o custo real do seu próprio histórico, e não com percentual de regra de bolso.
• Você aprende a recusar. Fica claro qual tipo de obra, qual faixa de valor e qual perfil de cliente dá prejuízo consistente.
• A correção acontece no meio da obra. Com margem acompanhada mês a mês, dá para renegociar escopo ou change order enquanto o contrato ainda está aberto.