Job costing en la construcción: cómo saber el margen de cada obra

El job costing es separar ingreso y costo por obra, en vez de tirar todo en una sola cuenta de gasto. Sin eso, el P&L de la empresa puede cerrar positivo mientras dos o tres obras específicas se comen la ganancia de las otras, y nadie lo nota hasta que falta dinero para la nómina. Con job costing en QuickBooks, cada obra se vuelve un proyecto con ingreso, material, mano de obra y subcontratistas separados, y el margen de cada una cierra cada mes.

Por qué el P&L de la empresa esconde el problema

Imagina una constructora que cerró el año con 1,2 millones de ingreso y 9 por ciento de margen. Parece sano. Ahora desglosa ese número por obra.

Las dos primeras obras sostuvieron el año. Las dos últimas devolvieron buena parte de lo que ganaron. En el P&L consolidado eso aparece como 9 por ciento de margen y nada más. El empresario cierra el año creyendo que el negocio da 9 por ciento, cuando en realidad lo que hace bien da 20 y lo que hace mal da pérdida.

La decisión que toma el año siguiente con esa información está mal por construcción: va a seguir aceptando los dos tipos de obra.

Qué separar en cada obra

El job costing no es solo etiquetar el gasto con el nombre de la obra. Es separar por naturaleza, porque cada naturaleza se comporta distinto y tiene un responsable distinto.

• Material. Lo más fácil de amarrar y lo que más se dispara por compras fuera de presupuesto.
• Mano de obra propia. Necesita registro de horas por obra, si no el costo queda todo en la cuenta genérica de nómina.
• Subcontratistas. Suele ser la línea más grande y la más desordenada, porque el pago sale por cheque o transferencia sin amarre.
• Equipo y alquiler. Grúa, contenedor, andamio. Un ítem parado en la obra es costo corriendo sin producción.
• Permisos y tasas. Pequeño en valor, pero cuando no se ata a la obra distorsiona la comparación entre proyectos.
• Retrabajo. Vale la pena aislarlo. Es el costo que nadie presupuesta y el que más explica una obra que se volvió pérdida.

Cómo funciona esto en QuickBooks

QuickBooks tiene función de proyectos, que es donde ocurre el job costing. La estructura mínima que funciona es esta.

• Cada obra se vuelve un proyecto, con nombre que el equipo reconozca, no un código interno.
• El plan de cuentas separa el costo directo de obra de los gastos administrativos de la empresa.
• Toda transacción de costo recibe el proyecto al momento del asiento, no a fin de mes.
• El ingreso de la obra se reconoce en el mismo proyecto, para que el margen tenga sentido.
• El informe de rentabilidad por proyecto entra en el cierre mensual, junto al P&L.

La conciliación con Buildertrend

Quien usa Buildertrend ya carga presupuesto, change order y compra por obra ahí dentro. El problema clásico es que esos datos viven separados de la contabilidad, y los dos lados nunca cuadran.

Lo que resuelve es tratar cada sistema por lo que hace mejor. Buildertrend sigue siendo la fuente de la operación de obra, QuickBooks sigue siendo la de la contabilidad, y existe una conciliación periódica entre ambos. Así no digitas dos veces y no convives con dos números distintos para la misma obra.

Subcontratistas, W-9 y 1099

Es la línea que más dolores de cabeza genera en enero, y la causa es siempre la misma: el pago ocurrió, la documentación no. La rutina que lo evita tiene tres reglas simples.

• W-9 antes del primer pago. Sin excepciones. Después de prestado el servicio, la probabilidad de conseguir el documento baja mucho.
• Pago siempre atado a la obra. Un cheque suelto sin referencia es un costo que existe y no aparece en ninguna obra.
• Acumulado por prestador durante el año. Es lo que define quién necesita 1099, y revisarlo en enero es tarde.

Qué cambia después de tres meses de job costing

La ganancia no es el informe, es lo que permite decidir. Después de un trimestre con costo separado por obra, tres cosas cambian de lugar.

• El presupuesto deja de ser una corazonada. Empiezas a presupuestar con el costo real de tu propio historial, no con un porcentaje de regla de dedo.
• Aprendes a rechazar. Queda claro qué tipo de obra, qué rango de valor y qué perfil de cliente da pérdida consistente.
• La corrección ocurre a mitad de la obra. Con el margen seguido mes a mes, se puede renegociar alcance o change order mientras el contrato sigue abierto.