¿Libros atrasados o con errores? Ponemos tu bookkeeping en orden.

Cuatro casos, cuatro caminos

Los libros fuera de orden no son todos iguales. Antes de hablar de plazo o valor, conviene saber en cuál de los cuatro casos está tu empresa.

• El archivo está en uso, pero los números no cuadran. Alguien registra cada mes y el resultado sigue siendo raro. El camino es la limpieza de QuickBooks.
• Faltan meses enteros. El sistema se detuvo en algún mes, o nunca existió. El camino es el catch-up bookkeeping.
• El año tiene que cerrarse. Los meses están registrados y falta entregar el año al contador. El camino es el cierre de fin de año.
• No quieres volver a este punto. Lo que falta es una rutina que cierre cada mes. El camino son los libros listos para impuestos.

El caso más común es el combinado

En la práctica casi nadie tiene solo uno de los dos problemas. Lo común es atraso y error juntos: la empresa dejó de registrar en algún punto del año y, antes de parar, ya registraba de una forma que nadie revisaba. Corregir solo el atraso deja el error viejo intacto. Corregir solo el error deja huecos en medio del año.

En ese caso la limpieza y el catch-up se vuelven un solo proyecto. Primero una pasada de corrección en los meses que existen, después el llenado de los meses que faltan, con la misma regla de categoría en ambos. Quien intenta hacer las dos cosas por separado suele registrar dos veces la misma transacción.

Qué hace que un clean-up tome más tiempo

• Una cuenta bancaria o tarjeta cerrada en medio del período, con extractos que solo el banco tiene.
• Muchos pagos en efectivo, que no dejan rastro en ningún extracto.
• Una sola cuenta para la empresa y la familia, donde cada línea necesita una decisión.
• Dos empresas dentro del mismo archivo de QuickBooks.
• Un año ya declarado, donde cualquier corrección debe acordarse antes con el contador.

Arreglar el pasado sin parar el presente

Un clean-up se traba cuando la empresa espera a que el pasado esté listo para volver a tener números. Por eso el proyecto corre en dos carriles. En el primero, el mes corriente ya cierra con la estructura nueva y el atraso deja de crecer. En el segundo, el período acordado se corrige, con una fecha de corte definida al inicio.

La fecha de corte es una decisión, no un detalle. Define cuánto del pasado entra en el proyecto y cuánto queda como está. La decides con tu contador, porque él sabe qué período todavía afecta una declaración.

La fila se llena antes de la temporada de impuestos

Entre octubre y marzo todos buscan lo mismo al mismo tiempo. Quien llega en octubre elige el ritmo del proyecto. Quien llega en marzo trabaja con el plazo encima y depende de que el contador pida extensión. El trabajo es el mismo en los dos casos, el espacio para respirar no. Si tu problema es llegar al año que viene sin esa carrera, el artículo sobre libros atrasados muestra el paso a paso, y el Diagnóstico y Soporte a la Gestión Financiera va más allá de ordenar los libros.