W-9 pedido después del pago
El prestador ya cobró, cambió de teléfono y no responde. Sin nombre, dirección y TIN, el contador no puede preparar el 1099.
Servicio · 1099 y W-9
Bookkeeping 1099 para contratistas y para quien les paga
Es enero, el contador pidió la lista de prestadores y la mitad de los W-9 nunca se pidió.
El bookkeeping 1099 es mantener, durante el año, el registro que el 1099 necesita. Si tu negocio paga a subcontratistas, GS Brasil pide el W-9 antes del primer pago, suma el total pagado a cada prestador y entrega a tu contador el paquete para el 1099-NEC en enero. Si eres el contratista que recibe 1099, separamos ingresos y gastos en QuickBooks, comparamos lo cobrado con los 1099 que llegan y entregamos el P&L. La emisión y el envío al IRS quedan con el contador.
Son dos públicos distintos con el mismo formulario en el medio. Esta página trata los dos, por separado. Si no tienes clara la división entre bookkeeper, contador y tax preparer, el artículo sobre quién hace qué ayuda.
Dónde el 1099 da problemas
Tres señales de que el control de 1099 está suelto
Total por prestador armado con el extracto
En enero alguien suma cheque por cheque y Zelle por Zelle. El pago en efectivo queda fuera y el de tarjeta entra cuando no debería.
1099 recibido que no cuadra
Eres el contratista, llegan 1099 de varios clientes y nadie sabe si la suma cuadra con lo que entró en la cuenta.
Cómo funciona el 1099
Qué cambia para quien paga y para quien cobra
Si tu negocio paga a subcontratistas
Todo empieza en el Form W-9. Es el formulario donde el prestador informa nombre, dirección y TIN, su número fiscal. El W-9 se pide antes del primer pago, cuando el prestador todavía quiere cobrar y responde rápido.
El 1099-NEC es el formulario que informa al IRS cuánto pagaste a un prestador persona física o a una LLC que no tributa como corporación. El plazo de envío es el 31 de enero. El límite fue de 600 dólares al año para pagos hasta 2025. Una ley de julio de 2025 lo subió a 2.000 dólares para pagos hechos desde 2026, con ajuste por inflación después. Confirma con tu contador cómo se aplica a tu caso.
Un detalle cambia la suma: el pago hecho con tarjeta de crédito o por plataforma de pago suele reportarlo la propia plataforma, en el 1099-K, y no entra en el 1099-NEC de quien pagó. Por eso el acumulado por prestador separa la forma de pago desde el registro.
Si recibes 1099
Quien trabaja como contratista, muchas veces en una LLC de una sola persona, recibe 1099 de sus clientes en enero. El formulario muestra cuánto dice el cliente que pagó. No muestra cuánto gastaste para hacer el trabajo.
Aquí el trabajo es otro:
- separar la cuenta del negocio de la personal, y categorizar combustible, herramientas, material, seguro y celular;
- registrar el ingreso por cliente, para comparar con cada 1099 que llegue;
- señalar al contador diferencias y cobros que pueden aparecer en más de un formulario, como lo que llegó por plataforma;
- entregar el P&L del año antes del plazo federal, que es el 15 de abril para personas físicas y el 15 de marzo para S corporation y partnership.
Empleado o contratista
Decidir si alguien es empleado o contratista tiene consecuencias laborales y fiscales. Esa decisión es tuya, con el contador o un abogado. GS Brasil registra el pago según la clasificación que definieron y avisa cuando el patrón de pagos parece de nómina, para que lleves la pregunta a ellos.
Quién emite
La emisión del 1099 y el envío al IRS son de tu contador o CPA, o del servicio de envío que él usa. GS Brasil prepara los datos: W-9, total por prestador y forma de pago, verificados con los libros.
Cómo funciona
Del registro del prestador al paquete de enero
01
Inicio
Revisión de a quién ya se pagó
Listamos todos los prestadores pagados en el año, con valor y forma de pago, y marcamos quién no tiene W-9.
02
Registro
Prestadores configurados en QuickBooks
Cada prestador se vuelve un proveedor marcado para 1099 en QuickBooks Online, con los pagos ligados a la cuenta correcta. Quien recibe 1099 tiene clientes y categorías propias.
03
Cada mes
Conciliación y acumulado actualizado
En el cierre mensual, cada pago a prestador se concilia y se revisa el total del año. Un prestador nuevo sin W-9 aparece en el informe.
04
Enero
Paquete entregado al contador
Lista de prestadores con W-9, total por forma de pago y libros del año cerrados, con tiempo para que el contador emita antes del 31 de enero. Mira también el cierre de fin de año.
Lo que recibes
Entregas de bookkeeping 1099
Archivo de W-9
Un W-9 por prestador, guardado y ligado al registro en QuickBooks, con los pendientes listados.
Acumulado por prestador
Total pagado en el año a cada prestador, separado por cheque, transferencia, efectivo, tarjeta y plataforma.
Paquete de 1099-NEC
Informe final verificado con los libros, en el formato que pida tu contador, para que él emita y envíe.
Costo de subcontratista por obra
Para construcción, cada pago ligado a la obra que lo generó. Mira construcción en Florida.
Revisión de los 1099 recibidos
Para quien es contratista, el ingreso de cada cliente comparado con su 1099, con las diferencias anotadas para el contador.
P&L listo para el impuesto
Ingresos y gastos del año categorizados y conciliados, entregados antes del plazo. Más en tax ready bookkeeping.
La división con el contador en el 1099.
GS Brasil recopila y organiza los datos. No emite ni envía 1099 al IRS, no decide si alguien es empleado o contratista y no declara impuestos. Límite, plazo y forma de envío: confirma siempre con tu contador o CPA.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre 1099 y W-9
¿Ustedes emiten y envían los 1099 de mi empresa?
No. Quien los emite y envía al IRS es tu contador o CPA, o el servicio que él usa. GS Brasil le entrega el paquete listo: W-9 de cada prestador y total pagado en el año, verificado con los libros.
¿Cuál es el monto mínimo que requiere un 1099-NEC?
Para pagos hasta 2025, el límite era de 600 dólares al año por prestador. Para pagos hechos desde 2026, la ley de julio de 2025 lo subió a 2.000 dólares, con ajuste por inflación después. Confirma con tu contador antes de dejar a alguien fuera.
Pagué a algunos prestadores con tarjeta de crédito. ¿Entra en el 1099-NEC?
Por regla general, no. El pago con tarjeta o plataforma de pago suele reportarlo la plataforma, en el 1099-K. Por eso el acumulado separa la forma de pago. El contador confirma el tratamiento de cada caso.
Ya le pagué a un prestador sin pedir el W-9. ¿Y ahora?
Pide el W-9 antes del próximo pago y avisa a tu contador. Él orienta qué hacer si el prestador no lo envía. GS Brasil mantiene la lista de pendientes visible cada mes, para que eso no llegue a enero.
Soy contratista y recibo 1099 de varios clientes. ¿Atienden LLC de una sola persona?
Sí. El foco es separar los gastos del negocio, registrar el ingreso por cliente, revisar cada 1099 recibido y entregar el P&L del año a tu contador antes del plazo.
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