Wires que llegan por menos que la factura
El cliente pagó 20 mil, entraron 19.950 y la diferencia quedó sin registrar. En un año de exportaciones, los ingresos y las comisiones bancarias quedan mal en el P&L.
Florida · Miami
Bookkeeper en español en Miami para negocios que operan entre países
El dinero entra por wire, sale por tarjeta, pasa por tres bancos y nadie sabe decir cuánto ganó el negocio el mes pasado.
GS Brasil ofrece bookkeeping en español, portugués e inglés para negocios en Miami, con atención remota desde Florida. Mantenemos tus libros al día en QuickBooks Online: conciliación de bancos, tarjetas y transferencias internacionales, categorización de cada movimiento y cierre mensual con P&L y Balance Sheet. En Miami eso casi siempre incluye wires con comisión, cuentas en más de una moneda, procesadoras de tarjeta y dinero que va y viene entre la empresa en EE. UU. y socios u operaciones en otro país. Al final del año, tu contador recibe todo ordenado.
GS Brasil no calcula ni declara impuestos. Entregamos los números cerrados y explicados para que tu contador haga esa parte.
Señales
Tres situaciones comunes en negocios de Miami
Dinero del exterior sin nombre
El socio envió dinero desde su país, la empresa pagó una cuenta personal aquí y todo terminó en uncategorized. Nadie sabe qué es préstamo, qué es aporte y qué es gasto.
Ventas con tarjeta que no cuadran
La procesadora deposita el neto, ya sin comisiones ni contracargos. El banco muestra un monto, el punto de venta otro, y los libros ninguno de los dos.
Qué cambia en Miami
Los libros de un negocio en Miami tienen problemas propios
Importación, exportación y tipo de cambio
Miami vive del comercio internacional. Quien importa o exporta paga y cobra por wire (transferencia bancaria internacional), a veces en otra moneda, y cada operación trae una comisión del banco de origen, otra del banco intermediario y una diferencia de cambio. Si QuickBooks registra solo lo que llegó a la cuenta, los ingresos se ven menores que lo facturado y el costo bancario desaparece.
La conciliación correcta une cada wire con su factura u orden de compra, lleva la comisión a una cuenta propia y registra la diferencia de cambio como tal. Para empresas con cuentas en más de una moneda, la función multicurrency de QuickBooks Online debe planearse antes de activarla, porque una vez activada no se puede desactivar.
Socio u operación en otro país
Muchos negocios en Miami tienen un pie en cada país. Tener los dos lados no es el problema. Mezclarlos sí. La LLC en EE. UU. necesita libros que muestren solo lo suyo. El dinero que llega del exterior necesita un nombre: préstamo del socio, aporte de capital o pago de cliente. Los gastos de la operación extranjera pagados con la tarjeta de EE. UU. también deben identificarse. Cómo se trata cada cosa en impuestos lo decide tu contador. El bookkeeping asegura que pueda verlo.
Restaurantes, comercio y alto volumen de tarjetas
En restaurantes y tiendas la venta se registra bruta en el sistema, pero la procesadora deposita el neto, agrupado por día, con comisiones, propinas y contracargos. Sin conciliar depósito por depósito, la cuenta Undeposited Funds (donde QuickBooks guarda cobros aún no ligados a un depósito) crece cada mes y el P&L muestra ingresos que nunca existieron. El sales tax en Miami-Dade llega al 7%, el 6% estatal más la surtax del condado. Los libros separan el sales tax cobrado. Qué es gravable y la declaración quedan con tu contador.
Inmuebles y administración de propiedades
Quien invierte o administra inmuebles necesita resultados por propiedad, no solo el total de la empresa. El security deposit (depósito del inquilino) se devuelve, así que no es ingreso. Las mejoras y las reparaciones de rutina se registran de forma distinta, y la clasificación final es de tu contador. Desde el 1 de octubre de 2024, el alquiler comercial en Florida ya no paga sales tax, lo que cambia cómo revisar contratos anteriores.
Cómo empieza
Los primeros pasos con un negocio en Miami
Todo es remoto. Las cuentas se conectan en modo de solo lectura y las reuniones son por video.
01
Mapa
Mapear bancos, monedas y procesadoras
Listamos todas las cuentas: bancos en EE. UU., cuentas en otra moneda, tarjetas, procesadoras y plataformas de pago. Es común encontrar una que nunca entró a QuickBooks.
02
Frontera
Separar lo que es de la empresa en EE. UU.
Contigo definimos cómo nombrar el dinero que llega del socio o de la operación en el exterior. Los movimientos antiguos en esa zona se marcan para que tu contador decida.
03
Conciliación
Unir wires con facturas y depósitos con ventas
Cada transferencia internacional se une al documento que la originó, con comisión y cambio separados. Cada depósito de la procesadora se une a las ventas del día.
04
Rutina
Cerrar el mes y explicarlo
Con la base limpia empieza la rutina mensual. Recibes el cierre y una llamada por video con Gustavo sobre lo que muestran los números.
Qué recibes
Entregables pensados para operar en Miami
Wires conciliados con comisión y cambio
Cada transferencia internacional unida a su factura o proveedor, con el costo bancario visible en el P&L.
Cuentas en varias monedas
Saldos verificados contra cada estado de cuenta y registrados de forma que tu contador pueda leer.
Registro claro de los flujos con el socio
Un reporte con todo lo que entró y salió entre la empresa, los socios y la operación en el exterior.
Procesadoras de tarjeta cuadradas
Venta bruta, comisión, propina, contracargo y depósito neto en cuentas separadas, con Undeposited Funds en cero cada mes.
Resultado por inmueble
Ingresos y gastos de cada propiedad, con los security deposits fuera de los ingresos.
Paquete para tu contador
P&L, Balance Sheet, conciliaciones y la lista de puntos que requieren su decisión, listos a fin de año.
Dónde termina el trabajo de GS Brasil.
GS Brasil no calcula ni declara impuestos, no presenta sales tax returns y no asesora sobre tributación internacional o remesas. Esas decisiones son de tu contador. Lo que entregamos son libros limpios, con cada wire, cada moneda y cada movimiento con el exterior identificado, para que decida con números correctos.
Preguntas frecuentes
Preguntas de empresarios en Miami
¿Tienen oficina en Miami?
No. La atención es remota, con base en Florida. El trabajo se hace dentro de QuickBooks Online con las cuentas conectadas en solo lectura, y las reuniones son por video. Hablas directo con Gustavo.
Mi empresa cobra y paga en más de una moneda. ¿QuickBooks lo maneja?
Sí, si se configura con cuidado. Antes de activar multicurrency revisamos qué cuentas y clientes realmente usan otra moneda, porque la función no se puede desactivar después. A veces basta registrar en dólares con comisión y cambio separados.
Mi socio vive en otro país y envía dinero a la empresa. ¿Cómo se registra?
Cada entrada recibe un nombre acordado contigo y con tu contador: préstamo, aporte u otro tratamiento que él indique. GS Brasil no decide el efecto fiscal, pero asegura que nada quede en uncategorized y que el contador tenga el historial completo.
¿Ustedes presentan el sales tax de mi restaurante?
No. La declaración y la definición de qué es gravable son de tu contador. Conciliamos las ventas con la procesadora, separamos el sales tax cobrado en una cuenta propia y le entregamos el reporte del período. Mira también bookkeeping para restaurantes.
Mis libros tienen meses de wires sin conciliar. ¿Por dónde empezamos?
Con la limpieza de los meses atrasados, antes de la rutina mensual. Conciliamos cuenta por cuenta, unimos wires con facturas y corregimos duplicados y Opening Balance Equity. Si QuickBooks está desordenado, mira QuickBooks cleanup.
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