La carrera de febrero se repite
Los libros quedan listos, pero solo después de semanas armando el año con prisa.
Rutina mensual · Tax ready
Libros listos para impuestos todos los meses, no solo en febrero
Cada año pasa lo mismo: el contador pide el material, la empresa corre para armarlo y su factura llega más alta de lo que debería.
Tener los libros listos para impuestos es una rutina mensual que deja la contabilidad preparada para el contador en cualquier mes del año. Listos significa algo verificable: todas las cuentas conciliadas hasta el último mes cerrado, nada en uncategorized, gastos personales separados, ingresos que cuadran con los depósitos, W-9 de los contratistas al día y comprobantes adjuntos. No es un proyecto de fin de año. Es el cierre de cada mes. GS Brasil hace esta rutina en QuickBooks Online, de forma remota, y tu contador se ocupa de los impuestos.
La rutina parte de libros en orden. Si hoy QuickBooks está mal, el primer paso es la limpieza de QuickBooks. Si el año ya terminó y solo falta entregar el paquete, lo que buscas es el cierre de fin de año.
Señales
Señales de que tus libros no están listos para impuestos
La factura del contador crece
Parte de las horas cobradas es para preguntar, revisar y corregir, no para el trabajo fiscal.
La ganancia aparece después de la declaración
Solo descubres cuánto ganó la empresa cuando ya no se puede cambiar nada del año.
Qué es estar listo
Los criterios de libros listos para impuestos y la rutina que los mantiene
Siete criterios que se pueden verificar
Tax ready no es una sensación. Los libros están listos cuando pasan esta lista, en cualquier mes:
- Conciliación hasta el último mes cerrado en todas las cuentas bancarias, tarjetas y préstamos, sin diferencias forzadas.
- Nada en uncategorized y ningún valor antiguo parado en Undeposited Funds.
- Lo personal separado. El gasto personal pagado por la empresa aparece como retiro del socio, no como gasto.
- Balance Sheet correcto. Equipos y vehículos registrados como activo y saldo de préstamo igual al del banco.
- Ingresos que cuadran con los depósitos y con lo que las plataformas de pago reportan en el 1099-K.
- W-9 al día, pedido antes del primer pago a cada contratista nuevo.
- Comprobantes adjuntos a las transacciones que el contador puede querer ver.
Por qué esto reduce las horas del contador y el riesgo de error
Cada duda sobre una transacción se convierte en correo, espera y hora facturada. Cuando los criterios de arriba ya se cumplen, el contador empieza por la parte fiscal, que es su trabajo.
El riesgo también baja. Ingreso contado dos veces, gasto personal registrado como costo y equipos perdidos entre los gastos son errores que llegan a la declaración cuando nadie revisa el mes.
Hay un efecto más allá del impuesto. Cuando el banco pide P&L y Balance Sheet para un crédito, la empresa entrega el último mes cerrado sin armar nada con prisa.
Qué pasa cada mes
- Categorización de las transacciones del mes, con las dudas reunidas en una sola lista para ti.
- Cobros aplicados a las invoices, para que las cuentas por cobrar muestren solo lo que de verdad está abierto.
- Conciliación de banco, tarjetas y préstamos con el extracto.
- W-9 pedido a todo contratista que apareció por primera vez.
- Revisión de las cuentas de control: uncategorized, Undeposited Funds y Opening Balance Equity.
- Cierre mensual con P&L y Balance Sheet.
Números actualizados para que el contador planifique
Con el P&L de junio o septiembre cerrado, el contador puede estimar el resultado del año y orientar decisiones de compra, retiro y estructura mientras todavía hay tiempo. La estrategia fiscal es suya. Lo que la rutina mensual asegura es que trabaje con el número real, y no con el del año pasado.
Cómo funciona
Cómo empieza y se mantiene la rutina
01
Conversación
Dónde están tus libros hoy
Veinte minutos, sin costo, para ver cuentas, volumen y lo que tu contador suele pedir.
02
Base
Revisión del punto de partida
Si algún criterio falla en el pasado, se corrige antes, con limpieza o catch-up, y el mes corriente ya entra en la rutina.
03
Cada mes
Cierre mensual
Categorización, conciliación, W-9 e informes, dentro del Strategic Bookkeeping Basic.
04
Fin de año
Paquete sin carreras
Como diciembre cierra igual que los otros meses, el paquete del contador sale de la propia rutina.
Entrega
Qué reciben tú y tu contador cada mes
P&L y Balance Sheet del mes
Resultado y balance general cerrados, con el acumulado del año.
Conciliaciones archivadas
Informe de conciliación de cada cuenta, tarjeta y préstamo.
Cuentas de control en cero
Uncategorized y Undeposited Funds sin valores pendientes de meses anteriores.
Control de contratistas
W-9 y acumulado pagado por contratista, actualizados mes a mes. Más en la página de 1099 para contractors.
Comprobantes en su lugar
Comprobantes adjuntos a las transacciones en QuickBooks Online.
Paquete anual para el contador
Informes, conciliaciones al 31 de diciembre y lista de activos, generados desde la rutina.
Tax ready no es tax return.
Los libros quedan listos para el contador, pero quien calcula, planifica y declara el impuesto es él. GS Brasil no calcula ni declara impuestos, y no da asesoría fiscal.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre libros listos para impuestos
¿Qué diferencia hay entre libros listos para impuestos y el cierre de fin de año?
El cierre de fin de año es un proyecto que va de octubre a febrero. Los libros listos para impuestos son la rutina de cada mes, que convierte el cierre del año en un mes más.
¿Tax ready significa que ustedes hacen mis impuestos?
No. Significa que el material está listo para el contador. La diferencia entre las funciones está en el artículo bookkeeper, contador y tax preparer.
Mis libros están atrasados. ¿Puedo empezar directo con la rutina mensual?
El mes corriente puede entrar en la rutina desde ya. El pasado necesita catch-up o limpieza en paralelo, si no el año no queda listo.
¿Mi contador tiene que cambiar algo?
No. Lo ideal es una conversación al inicio para saber en qué formato quiere recibir los informes y qué suele pedir. La rutina se ajusta a eso.
¿Cuánto cuesta la rutina mensual?
El valor es a consultar y depende del volumen de transacciones y del nivel de acompañamiento. Si además de la rutina quieres proyección de caja y análisis de márgenes, mira el Financial Support Premium.
Sigue por aquí
Páginas ligadas a esta rutina
Poner los libros en orden
La puerta de entrada cuando los libros están atrasados, con errores, o las dos cosas.
Cierre de fin de año
El calendario de octubre a abril para cerrar el año antes del impuesto.
Limpieza de QuickBooks
Cuando QuickBooks está en uso pero los números no cuadran.
Strategic Bookkeeping Basic
La rutina mensual que mantiene los libros al día.
Bookkeeping 1099
W-9, acumulado por prestador y paquete de 1099 para el contador.
Miami
Importación, cambio, tarjetas e inmuebles con los libros al día.
Primer paso
Empieza por la primera conversación
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