El proyecto existe y está vacío
Alguien creó las obras en QuickBooks, pero la mayoría de los gastos entra sin proyecto. El informe muestra ingreso completo y casi ningún costo.
QuickBooks Online · Obra
QuickBooks para contratistas: la configuración que separa el costo de cada obra
QuickBooks está contratado, pero todo gasto de obra cae en la misma cuenta y ningún informe muestra la obra.
Configurar QuickBooks Online para quien hace obra se resume a cuatro decisiones: un plan de cuentas que separa material, mano de obra, subcontratista, equipo y permits (los permisos y tasas municipales); cada obra registrada como proyecto; ítems de costo que llevan la factura a la línea correcta; y clases por tipo de servicio, cuando la empresa hace más de uno. Así, el informe de proyecto muestra ingreso, costo y margen obra por obra. La configuración y la rutina mensual quedan con Gustavo, Certified QuickBooks PRO Advisor, con atención remota.
Esta página es sobre la herramienta. El concepto de job costing y por qué cambia el margen está en bookkeeping para construcción. Lo que cambia cuando la obra está en Florida está en construcción en Florida. La rutina de W-9 y 1099 está en bookkeeping 1099.
Señales en el archivo
Tres señales de QuickBooks mal configurado para obra
La misma factura aparece dos veces
El costo entra por Buildertrend y vuelve por el bank feed, la importación automática del banco. La obra queda con el doble de costo.
El adelanto se volvió ganancia
El cliente pagó antes de empezar la obra, el monto entró como ingreso, y el mes cerró con una ganancia que todavía no existe.
La configuración
Cómo queda configurado QuickBooks Online para una empresa de obra
El plan de cuentas de quien construye
El plan de cuentas es la lista de categorías del sistema. En una empresa de obra separa el costo que pertenece a una obra del gasto que la empresa tendría sin ninguna obra. El primer grupo son los costos directos:
- Material. Compra de insumos para la obra, con la factura atada al proyecto.
- Mano de obra propia. La parte de la nómina que fue a la obra, no todo.
- Subcontratista. Pago a prestadores, separado del material que suministró.
- Equipo. Alquiler de máquina y herramienta, costo de obra, separado de la compra de equipo, que es activo.
- Permits y tasas. Permisos, inspecciones y tasas pagadas por esa obra.
Proyecto, ítem de costo y clase
Son tres capas, y cada una responde una pregunta. El proyecto responde en qué obra entró o salió el dinero: cada obra se vuelve un proyecto ligado al cliente. El ítem de costo responde qué se compró: es la línea de la factura que apunta a la cuenta correcta, así quien registra elige drywall sin necesitar saber la categoría.
La clase responde qué tipo de trabajo era. Solo tiene sentido cuando la empresa tiene más de un frente, como obra nueva, remodelación y mantenimiento. Quien tiene un solo frente no necesita clases: cada campo de más es un campo que alguien olvida.
Buildertrend y QuickBooks: quién manda en qué
Buildertrend es el sistema de la obra: cronograma, presupuesto, change order y la factura del proveedor ligada a la etapa. QuickBooks es el sistema del dinero: banco, tarjeta, nómina, cuentas por pagar y por cobrar y los informes que el contador entiende. Cada costo necesita un dueño, y el dueño es el sistema donde nace.
El registro duplicado aparece cuando los dos sistemas crean la misma transacción. La regla que lo resuelve es simple: el costo entra una sola vez, y el bank feed sirve para cruzar el pago con el registro que ya existe, nunca para crear otro. En la práctica eso se vuelve una lista de qué costo viene de qué sistema.
La tarjeta de material y la obra correcta
La compra de material es donde más se pierde el costo. Una bank rule, la regla automática de QuickBooks, adivina la categoría por el nombre de la tienda, pero no adivina la obra. La obra viene de quien compró: foto del recibo el mismo día con el nombre de la obra, o una tarjeta por equipo. En el cierre, toda compra sin proyecto vuelve en una lista.
Adelanto, draw y retainage dentro del sistema
El dinero que entra no siempre es ingreso. El adelanto del cliente es una obligación: la empresa cobró y todavía debe el servicio, así que queda como pasivo y se vuelve ingreso conforme la obra se factura. El draw, el desembolso por etapa, se cobra con una factura de avance que aplica el adelanto y reconoce la parte ejecutada.
El retainage, la parte retenida hasta la entrega, tiene su lugar: una cuenta por cobrar separada, para que el monto no desaparezca del informe ni se cuente como cobrado. El lado contractual está en construcción en Florida.
El proveedor marcado para 1099
Todo subcontratista entra como proveedor con la marca de 1099 activada, el W-9 adjunto y la dirección completa. Así el total del año sale listo del sistema en enero, en vez de sumarse cheque por cheque. Lo que el sistema no separa solo es lo pagado con tarjeta o plataforma: eso viene de la forma de pago en el registro. La rutina está en bookkeeping 1099.
Cómo funciona
De la cuenta genérica al informe por obra
01
Revisión
Qué ya existe en el archivo
Cuentas en uso, obras abiertas, ítems registrados y por dónde entra hoy cada costo.
02
Estructura
Cuentas, proyectos e ítems
Armado o ajuste del plan de cuentas, de las obras como proyecto y de los ítems de costo, con los nombres que tu equipo usa en obra.
03
Entradas
Buildertrend, bank feed y tarjeta
La integración de Buildertrend y QuickBooks empieza por definir qué sistema origina cada registro, con las reglas que impiden que el mismo costo entre dos veces.
04
Rutina
Cierre con margen por obra
Cada mes, costo verificado obra por obra y el informe de proyecto junto al P&L de la empresa, dentro del Strategic Bookkeeping Basic.
Entrega
Qué queda configurado en tu QuickBooks
Plan de cuentas de obra
Material, mano de obra, subcontratista, equipo y permits separados del gasto fijo de la empresa.
Obras registradas como proyecto
Cada contrato ligado a su cliente, con un nombre que el equipo reconoce y fechas de inicio y entrega.
Ítems de costo listos para usar
La lista de lo que la empresa compra y contrata, cada ítem apuntando ya a la cuenta correcta.
Clases por tipo de servicio
Obra nueva, remodelación y mantenimiento separados, cuando la empresa tiene más de un frente.
Proveedores marcados para 1099
Subcontratistas registrados con W-9 adjunto, dirección y la marca activada desde el primer pago.
Informe de margen por obra
Ingreso, costo y margen de cada proyecto en el cierre del mes, junto al resultado de la empresa.
Lo que la configuración no decide.
La estructura organiza costo y margen por obra. La clasificación del sales tax del material, el método de reconocimiento de ingresos para fines fiscales, la depreciación del equipo comprado y la declaración son de tu contador o CPA. GS Brasil no calcula ni declara impuestos.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre QuickBooks en la obra
¿Mi plan de QuickBooks tiene proyectos?
La función de proyectos está en los planes más completos de QuickBooks Online. En la conversación inicial revisamos qué incluye tu suscripción antes de armar cualquier estructura, para no configurar sobre una función que no tienes.
¿Cómo evito registrar el mismo costo dos veces entre Buildertrend y QuickBooks?
Definiendo, por tipo de costo, qué sistema crea el registro. Lo que nace en Buildertrend llega a QuickBooks ya con obra, y el bank feed solo cruza el pago con lo que ya existe. En el cierre, una revisión muestra lo que entró por los dos lados.
¿El adelanto que pagó el cliente cuenta como ingreso del mes?
En el bookkeeping, no. Mientras el servicio no se ejecutó, el monto queda como obligación con el cliente y se vuelve ingreso conforme la obra se factura. Cómo aparece en la declaración lo define el contador.
¿Se puede separar la mano de obra propia por obra?
Sí, siempre que alguien registre las horas por obra. Con el registro de horas y el informe de nómina, el costo de cada empleado se distribuye entre los proyectos. Sin registro, la nómina queda como costo general y el margen de cada obra sale incompleto.
Mi QuickBooks ya está desordenado. ¿Configuro desde cero?
Casi siempre conviene corregir el archivo que existe, porque el historial y los saldos se mantienen. La estructura nueva entra junto con la corrección, en la limpieza de QuickBooks, y las obras en curso empiezan a recibir costo desde una fecha acordada.
Sigue por aquí
Sigue por la obra
Construcción
Job costing y margen por obra en QuickBooks.
Contratistas en Florida
Huracanes, draws, retainage y subcontratistas en la caja de la obra.
Bookkeeping 1099
W-9, acumulado por prestador y paquete de 1099 para el contador.
Artículo: job costing
Cómo separar costo por obra de verdad.
Limpieza de QuickBooks
Cuando QuickBooks está en uso pero los números no cuadran.
Orlando y Kissimmee
Bookkeeper que habla español en la zona de Orlando.
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