No sabes el resultado del último trimestre
Sin abrir el banco, nadie en la empresa puede decir cuánto entró, cuánto salió y cuánto quedó.
Libros atrasados · Catch-up
Poner la contabilidad al día después de meses sin registrar
Los extractos se acumularon, el último cierre fue hace meses y el contador ya pidió los números del año.
Poner la contabilidad al día es el proyecto de actualizar los libros de una empresa que pasó meses sin registrar o sin cerrar el mes. El trabajo reúne los extractos del período, registra y categoriza las transacciones, concilia cada cuenta y tarjeta y termina con un P&L y un Balance Sheet verificados. Empieza por el mes más reciente y retrocede hasta donde el contador lo necesite. Tal vez la empresa ni tenga QuickBooks: en ese caso el archivo se arma desde cero. GS Brasil atiende de forma remota en Florida y Massachusetts.
El catch-up es para el atraso. Si los meses están registrados en QuickBooks pero con errores, el servicio correcto es la limpieza de QuickBooks. Si todo está al día y solo falta cerrar el año, mira el cierre de fin de año.
Señales
Señales de que tu contabilidad está demasiado atrasada
Extractos guardados, nada registrado
Los PDF están en una carpeta, los recibos en una caja, y el sistema se quedó en un mes que ya pasó.
Alguien de afuera pidió los números
El contador quiere el año, el banco pide un P&L para el crédito, y el material no existe en una forma que se pueda entregar.
Cómo es el proyecto
Qué define el tamaño del proyecto y cómo llegar a un año listo para el contador
Tres números definen el tamaño
Antes de hablar de plazo o valor, el proyecto necesita tres respuestas concretas.
- Desde cuándo. El último mes con cierre verificado, no el último mes en que alguien tocó el sistema.
- Cuántas cuentas. Cuentas bancarias, tarjetas de crédito y plataformas de pago, incluidas las que se cerraron en el período.
- Cuánto volumen. El promedio de transacciones por mes, sumando todas las cuentas.
El material que tiene que llegar
- Extractos de todas las cuentas y tarjetas del período, en PDF o CSV.
- Informes del sistema del sector, como Toast, Buildertrend o MyCase, para cruzar ingreso y costo.
- Informes de nómina del período.
- Las declaraciones de impuestos anteriores y los contratos de préstamo vigentes.
- Acceso a QuickBooks, si existe. Si no existe, la última declaración sirve de punto de partida para los saldos iniciales.
Por qué el trabajo empieza por el mes más reciente
Un mes conciliado de ahora sirve para decidir precio, caja y contratación hoy. Un mes de hace dos años sirve, como mucho, para una declaración. Por eso la reconstrucción empieza en el último mes completo y retrocede. Al mismo tiempo, el mes corriente entra en la rutina y el atraso deja de crecer. El paso a paso detallado está en el artículo sobre libros atrasados.
Cómo el atraso se convierte en un año listo para el contador
Registrar todo no basta. El catch-up termina cuando el año está cerrado de forma que el contador pueda usarlo sin rehacerlo.
- Todas las cuentas y tarjetas conciliadas al 31 de diciembre.
- Transferencias entre cuentas propias separadas del ingreso.
- Contratistas con W-9, el formulario de datos fiscales, y el total pagado a cada uno en el año.
- Cuotas de préstamo con intereses y capital separados.
- Una lista honesta de lo que quedó sin comprobante.
Cuando el plazo del impuesto está cerca
Si faltan pocas semanas para el 15 de marzo, plazo de S corporation y partnership, o el 15 de abril, plazo de persona física y C corporation, habla primero con el contador. Es él quien decide si pide extensión y qué período necesita recibir antes. GS Brasil ordena el trabajo a partir de esa respuesta: el período que el contador necesita va primero y el resto sigue después.
Cómo funciona
Del atraso al mes corriente, en cuatro etapas
01
Conversación
Los tres números de tu atraso
En veinte minutos, sin costo, vemos desde cuándo, cuántas cuentas y cuánto volumen.
02
Alcance
Material y prioridades
Envías los extractos y documentos. Con tu contador definimos hasta dónde volver y qué va primero.
03
Reconstrucción
De lo más reciente hacia atrás
Registro, categorización y conciliación mes a mes, con el mes corriente ya en la rutina.
04
Entrega
Paquete para el contador
Período cerrado y entregado. Después, si tiene sentido, la rutina sigue en el Strategic Bookkeeping Basic.
Entrega
Qué tienes cuando termina el catch-up
Meses registrados y conciliados
Cada mes del período acordado, con banco y tarjetas cuadrando con el extracto.
P&L y Balance Sheet del período
Informe de resultados y balance general por mes y acumulado.
QuickBooks Online organizado
Archivo nuevo o existente, con plan de cuentas adecuado al sector.
Contratistas y W-9
Lista de quién cobró, cuánto y si el W-9 está en el archivo.
Lista de pendientes
Transacciones sin comprobante y dudas que solo tú o el contador pueden resolver.
Paquete para el contador
Informes, conciliaciones y documentos reunidos en el formato que pidió el contador.
Dónde termina el catch-up.
Poner los libros al día es trabajo de bookkeeping. Plazos, extensiones y corrección de declaraciones ya presentadas son decisiones de tu contador o CPA. GS Brasil no calcula ni declara impuestos, ni pide extensiones.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre poner la contabilidad al día
No tengo QuickBooks. ¿Se puede poner al día igual?
Sí. El archivo en QuickBooks Online se crea desde cero, con plan de cuentas para tu sector, y los saldos iniciales parten de la última declaración presentada y de los extractos.
¿Hasta cuántos meses atrás tengo que ir?
La obligación fiscal la define el contador. Para gestión, tres a seis meses bien conciliados suelen mostrar tendencia y margen. Cuando los dos criterios apuntan a lugares distintos, vale el mayor.
Se acerca el plazo del impuesto. ¿Qué hago primero?
Habla con tu contador sobre el plazo y la extensión. Con su respuesta, el período que necesita pasa al frente del catch-up.
¿Y si falta el extracto de algún mes?
Es lo que más atrasa un catch-up. Pides la copia al banco, el trabajo sigue en los otros meses y ese período queda marcado como pendiente hasta que llegue el documento.
¿Cuánto cuesta poner la contabilidad al día?
Depende de los tres números: meses de atraso, cuentas y volumen. No hay precio de lista, y el valor sale después de la conversación inicial. El artículo sobre cuánto cuesta un bookkeeper explica qué hace variar el precio.
Sigue por aquí
Si tu caso es otro
Poner los libros en orden
La puerta de entrada cuando los libros están atrasados, con errores, o las dos cosas.
Limpieza de QuickBooks
Cuando QuickBooks está en uso pero los números no cuadran.
Cierre de fin de año
El calendario de octubre a abril para cerrar el año antes del impuesto.
Diagnóstico y Estrategia
Proyecto de tres meses para ordenar la casa.
Artículo: libros atrasados
El paso a paso de un clean-up que no se traba.
Orlando y Kissimmee
Bookkeeper que habla español en la zona de Orlando.
Primer paso
Empieza por la primera conversación
Veinte minutos, sin compromiso, para entender el momento de tu empresa e indicar el camino.