Nadie sabe quién necesita 1099-NEC
Faltan W-9 de contratistas y nadie sumó cuánto cobró cada uno en el año.
Fin de año · Antes del impuesto
Cierre contable de fin de año: el bookkeeping antes del impuesto
Diciembre se acerca, el contador va a pedir el paquete del año y nadie sabe bien qué tiene que estar listo.
El cierre contable de fin de año deja los libros cerrados antes de la temporada de impuestos. En la práctica va de octubre a febrero: revisar los W-9 y lo pagado a cada contratista, resolver pendientes, conciliar todas las cuentas al 31 de diciembre, preparar los datos del 1099-NEC antes del 31 de enero y entregar al contador el P&L y el Balance Sheet del año con sus soportes. Plazos, extensiones y estrategia fiscal quedan con el contador. GS Brasil hace el cierre de forma remota para negocios en Florida y Massachusetts.
El cierre parte de un año ya registrado. Si hay meses sin registrar, empieza por el catch-up bookkeeping. Si quieres llegar al próximo diciembre sin esta carrera, el camino son los libros listos para impuestos, la rutina mensual.
Señales
Señales de que el cierre del año va a apretar
Decisiones de diciembre sin números
Comprar equipo o adelantar un pago está en discusión, pero el P&L del año no está actualizado.
El contador mandó una lista
Llegó el pedido de documentos del año y la mitad de los ítems no existe en ningún lugar.
Calendario
El calendario del cierre, de octubre a abril
El cierre del año no empieza en enero. Las decisiones que más pesan ocurren antes del 31 de diciembre, y lo que queda para después es verificar y entregar.
Octubre y noviembre: contratistas y pendientes
- Verificar que todo contratista pagado en el año tenga W-9, el formulario con nombre, dirección y TIN (número fiscal). Lo ideal es pedirlo antes del primer pago.
- Sumar el acumulado por contratista. Los pagos con tarjeta de crédito o plataforma de pago suelen ser reportados por la plataforma en el 1099-K y quedan fuera del 1099-NEC.
- Limpiar pendientes: uncategorized, invoices abiertas y cuentas sin conciliar.
Diciembre: decisiones con el contador
Comprar equipo, adelantar un pago a proveedor o retener un cobro son decisiones con efecto fiscal. Quien las evalúa es el contador. El bookkeeping entrega el P&L actualizado para que esa conversación ocurra con números y no con estimaciones.
Enero: 31 de diciembre conciliado
Todas las cuentas bancarias, tarjetas y préstamos se concilian con el extracto del 31 de diciembre. Los datos del 1099-NEC quedan listos para el envío, que vence el 31 de enero. El límite fue de 600 dólares para pagos hasta 2025 y pasó a 2.000 dólares para pagos hechos desde 2026. Confírmalo siempre con el contador.
Febrero: los informes del año
P&L y Balance Sheet del año cerrados. Los activos comprados en el período se listan con fecha, valor y factura, para que el contador calcule la depreciación.
Marzo y abril: los plazos del contador
El plazo federal es el 15 de marzo para S corporation y partnership, lo que incluye la LLC con más de un socio. Para persona física y C corporation con año calendario, es el 15 de abril. La extensión la decide el contador. En Florida, el annual report de la empresa en Sunbiz vence entre el 1 de enero y el 1 de mayo. En Massachusetts, el annual report de la LLC tiene una tasa de 500 dólares y vence en la fecha de aniversario de la empresa. Ninguno de los dos es impuesto sobre la renta ni bookkeeping, pero ambos entran en el mismo calendario.
El paquete que recibe el contador
- P&L y Balance Sheet del año.
- Informes de conciliación al 31 de diciembre de cada cuenta, tarjeta y préstamo.
- General ledger, el libro mayor con todos los registros del año.
- Lista de contratistas con W-9 y total pagado a cada uno.
- Activos comprados y saldos de préstamos, con los intereses del año separados.
- Retiros y aportes del socio, y los pendientes que quedaron abiertos.
Cómo funciona
Cuatro entregas hasta el paquete del contador
01
Octubre
Revisión del año hasta ahora
Pendientes, contratistas sin W-9 y cuentas sin conciliar entran en una lista con responsable.
02
Diciembre
Números para la conversación con el contador
P&L actualizado antes de las decisiones de compra y pago de fin de año.
03
Enero
Cierre al 31 de diciembre
Conciliación de todas las cuentas y datos del 1099-NEC listos antes del 31 de enero.
04
Febrero
Paquete entregado
Informes del año, activos y soportes enviados al contador.
Entrega
Qué queda listo en el cierre del año
P&L y Balance Sheet del año
Resultado y balance general cerrados, cuadrando con los extractos.
Conciliaciones al 31 de diciembre
Una por cada cuenta bancaria, tarjeta y préstamo.
Datos del 1099-NEC
Contratistas con W-9 y total pagado, listos para quien hace el envío. Más en la página de 1099 para contractors.
Lista de activos
Equipos y vehículos comprados en el año, con fecha, valor y factura.
Préstamos en orden
Saldo final verificado con el banco e intereses separados del capital.
Notas para el contador
Retiros del socio, pendientes y todo lo que necesita su decisión.
Quién decide qué a fin de año.
GS Brasil cierra los libros y organiza los datos de los contratistas. Plazos, extensiones, depreciación, envío de declaraciones y estrategia fiscal son de tu contador o CPA. GS Brasil no calcula ni declara impuestos.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre el cierre de fin de año
¿Cuándo debo empezar el cierre del año?
En octubre. Así queda tiempo para pedir los W-9 que faltan y hablar con el contador antes del 31 de diciembre, cuando las decisiones todavía pueden cambiar algo.
Mis libros están atrasados. ¿Puedo hacer solo el cierre?
No se puede cerrar un año que no se registró. Primero va el catch-up, con el período que el contador necesita al frente. El cierre viene después.
¿GS Brasil envía los formularios 1099-NEC?
GS Brasil entrega los datos: W-9, totales por contratista y lo que se pagó con tarjeta o plataforma. El envío queda con la empresa o con el contador, que también confirma el límite aplicable.
¿Cuál es el plazo del impuesto de mi empresa?
Depende de cómo tributa: 15 de marzo para S corporation y partnership, 15 de abril para persona física y C corporation con año calendario. Quien confirma tu caso es el contador.
¿Cómo evito esta carrera el año que viene?
Con cierre todos los meses. Los libros listos para impuestos mantienen todo preparado el año entero. Si también quieres proyección de caja y análisis de márgenes, mira el Financial Support Premium.
Sigue por aquí
Antes y después del cierre
Poner los libros en orden
La puerta de entrada cuando los libros están atrasados, con errores, o las dos cosas.
Libros listos para impuestos
Rutina mensual para tener los libros listos para el contador todo el año.
Bookkeeping 1099
W-9, acumulado por prestador y paquete de 1099 para el contador.
Poner la contabilidad al día
Cuando los libros llevan meses atrasados, con o sin QuickBooks.
Artículo: bookkeeper, contador o tax preparer
Quién hace qué, y en qué orden.
Bookkeeping en Massachusetts
Rutina mensual en español para negocios del estado.
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