Limpieza de QuickBooks cuando el sistema está en uso pero no cuadra

Los errores que aparecen en casi todo archivo

Un QuickBooks desordenado casi nunca tiene un solo error. Tiene hábitos pequeños que se suman con los meses.

• Transacciones duplicadas. El bank feed, la conexión automática con el banco, importa el gasto, y alguien registra el mismo gasto a mano. Aparece dos veces y la ganancia se encoge.
• Undeposited Funds acumulado. Es la cuenta donde QuickBooks guarda los cobros hasta agruparlos en un depósito. Si el depósito del banco se registra como ingreso nuevo, el pago se queda ahí y el ingreso cuenta doble.
• Opening Balance Equity con saldo. QuickBooks usa esta cuenta cuando alguien escribe un saldo inicial. Después de la configuración debería quedar en cero. Un saldo ahí indica una apertura mal hecha o un ajuste forzado.
• Uncategorized Income y Uncategorized Expense. Transacciones aceptadas sin categoría. El dinero está registrado, pero el P&L no dice qué fue.
• Cuentas sin conciliar o conciliadas con diferencia. La conciliación compara el saldo del sistema con el extracto. Cuando alguien cierra con diferencia, el error se esconde en los meses siguientes.
• Plan de cuentas inflado. Tres cuentas para combustible y categorías creadas por impulso. El informe deja de leerse.
• Lo personal mezclado con la empresa. Tarjeta personal pagando a un proveedor, compras de la familia en la tarjeta de la empresa. Cada caso pasa a retiro del socio (owner draw) o reembolso.
• Reglas automáticas equivocadas. Una bank rule creada con prisa categoriza toda compra en una tienda como material y repite el error sola cada mes.
• Invoices abiertas que ya se pagaron. El cliente pagó y el depósito entró, pero el cobro no se aplicó a la invoice. Las cuentas por cobrar muestran dinero que nadie debe.

Cómo es el trabajo de limpieza

El orden importa, porque corregir una cuenta mueve el saldo de otra.

• Registro del punto de partida. Antes de cualquier ajuste se exportan los informes y saldos actuales. Todo cambio queda con referencia.
• Diagnóstico. Revisión de cuentas, tarjetas, reglas y saldos sospechosos, para medir el tamaño real del trabajo.
• Conciliación de lo más reciente hacia atrás. Primero el último mes cerrado, después los anteriores. La foto actual queda confiable antes.
• Corrección de saldos. Duplicados eliminados, Undeposited Funds cruzado con los depósitos, Opening Balance Equity llevado a las cuentas correctas, invoices aplicadas.
• Limpieza del plan de cuentas, con cuentas repetidas unificadas y estructura ajustada al sector.
• Reglas nuevas, para que el error no vuelva por lo automático.
• Mantenimiento. Con el archivo limpio, la rutina mensual evita que el desorden vuelva a formarse.

El trabajo lo conduce Gustavo Brasil, Certified QuickBooks PRO Advisor. Cuando la corrección toca un año ya declarado, el ajuste se acuerda antes con tu contador. Para entender por qué el atraso empeora el cuadro, lee el artículo sobre libros atrasados.