Seus livros estão atrasados? Colocamos seu bookkeeping em ordem.

Quatro casos, quatro caminhos

Livros fora de ordem não são todos iguais. Antes de falar em prazo ou valor, vale saber em qual dos quatro casos a sua empresa está.

• O arquivo está em uso, mas os números não batem. Alguém lança todo mês e o resultado continua estranho. O caminho é a limpeza do QuickBooks, o QuickBooks cleanup.
• Faltam meses inteiros. O sistema parou num mês qualquer, ou nunca existiu. O caminho é o catch-up bookkeeping.
• O ano precisa ser fechado. Os meses estão lançados e falta entregar o ano ao contador. O caminho é o fechamento do ano.
• Você não quer voltar para cá. O que falta é uma rotina que feche todo mês. O caminho é o tax-ready bookkeeping.

O caso mais comum é o combinado

Na prática, quase ninguém tem só um dos dois problemas. O mais comum é atraso e erro juntos: a empresa parou de lançar em algum ponto do ano e, antes de parar, já lançava de um jeito que ninguém conferia. Corrigir só o atraso deixa o erro antigo intacto. Corrigir só o erro deixa buracos no meio do ano.

Nesse caso o clean-up e o catch-up viram um projeto só. Primeiro uma passada de correção nos meses que existem, depois o preenchimento dos meses que faltam, com a mesma regra de categoria nos dois. Quem tenta fazer as duas coisas separadas costuma lançar duas vezes a mesma transação.

O que faz um clean-up demorar mais

• Conta bancária ou cartão encerrado no meio do período, com extrato que só o banco tem.
• Muito pagamento em dinheiro, que não deixa rastro em extrato nenhum.
• Uma conta só para empresa e família, onde cada linha precisa de decisão.
• Duas empresas dentro do mesmo arquivo do QuickBooks.
• Ano já declarado, onde qualquer correção precisa ser combinada antes com o contador.

Arrumar o passado sem parar o presente

Um clean-up trava quando a empresa fica esperando o passado ficar pronto para voltar a ter número. Por isso o projeto anda em duas faixas. Na primeira, o mês corrente já fecha com a estrutura nova, e o atraso para de aumentar. Na segunda, o período combinado é corrigido de trás para frente, com uma data de corte definida no começo.

A data de corte é uma decisão, não um detalhe. Ela define quanto do passado entra no projeto e quanto fica como está. Quem decide junto é você e o seu contador, porque é ele que sabe qual período ainda tem efeito na declaração.

A fila fica mais cheia antes da temporada de imposto

Entre outubro e março todo mundo procura a mesma coisa ao mesmo tempo. Quem chega em outubro escolhe o ritmo do projeto. Quem chega em março trabalha com o prazo em cima e depende de o contador pedir extensão. O trabalho é o mesmo nos dois casos, o espaço para respirar não. Se o seu problema é chegar ao ano que vem sem essa corrida, o artigo sobre livros atrasados mostra o passo a passo, e o Diagnóstico e Suporte à Gestão Financeira é o projeto de três meses que vai além de arrumar os livros.