Livros atrasados há meses: o que fazer e quanto tempo leva o clean-up

Livros atrasados se resolvem de trás para frente, e não de uma vez. O caminho é reconciliar primeiro o período mais recente, para você recuperar informação útil já no primeiro mês, e só depois recuar até onde for necessário. Tentar começar do mês mais antigo é o erro que faz a maioria dos projetos travar, porque você trabalha meses antes de ter qualquer coisa que sirva para decidir alguma coisa.

Se o que você procura é alguém para fazer esse trabalho, veja o serviço de catch-up bookkeeping. Se o QuickBooks está em uso mas cheio de erros, o caso é de QuickBooks cleanup.

O que realmente acontece quando os livros atrasam

A consequência que todo mundo cita é o imposto, e ela é real. Mas não é a mais cara. A mais cara é que a empresa passa meses tomando decisão no escuro.

• Você não sabe se está ganhando dinheiro. Saldo em banco não é lucro. Pode ser dinheiro de cliente adiantado, imposto ainda não recolhido ou fatura que você ainda vai pagar.
• Você não sabe qual cliente ou serviço dá lucro. Sem custo separado, todo faturamento parece igualmente bom, e o cliente que consome mais do que paga continua sendo bem atendido.
• O seu preço fica congelado. Sem custo real, reajustar preço vira aposta, e a maioria opta por não mexer.
• O custo do contador dispara. Ele cobra por hora, e reconstruir doze meses em fevereiro é hora de CPA fazendo trabalho de bookkeeper.
• Você perde acesso a crédito. Banco americano pede demonstrativo. Sem P&L e Balance Sheet consistentes, a conversa nem começa.

Por onde começar, na ordem certa

Passo 1. Levante o tamanho do problema

Antes de qualquer coisa, responda três perguntas com número, não com estimativa.

• Desde quando não existe fechamento conferido, mês e ano.
• Quantas contas bancárias, cartões e sistemas de pagamento a empresa usa hoje e usou no período.
• Quantas transações por mês, em média, somando tudo.

Esses três números definem o tamanho do projeto. Sem eles, qualquer prazo ou orçamento é chute.

Passo 2. Junte o material de origem

• Extratos bancários e de cartão de todo o período, em PDF ou CSV.
• Acesso ao QuickBooks, se já existir, mesmo que a informação lá esteja errada.
• Relatórios do sistema do setor: Toast, Buildertrend, MyCase, o que for.
• Relatórios de folha de pagamento.
• As declarações de imposto já entregues do período, que servem de ponto de amarração.

Passo 3. Comece pelo mais recente

Aqui está a diferença entre um projeto que anda e um que trava. A intuição manda começar do mês mais antigo e seguir em ordem cronológica. Na prática isso significa trabalhar semanas para produzir informação sobre um período que já não muda nada.

Comece pelo último mês fechado. Em poucas semanas você já tem um retrato atual do negócio, que serve para decidir preço, contratação e caixa agora. Depois recue mês a mês até onde a obrigação e a utilidade justificarem.

Passo 4. Amarre o saldo, não a transação

A conciliação de verdade não é conferir transação por transação, é fechar o saldo. Se o saldo do banco no último dia do mês bate com o saldo do sistema, tudo que está no meio está certo. Se não bate, a diferença aponta exatamente onde procurar.

Passo 5. Só então implante a rotina

Colocar em dia sem mudar a rotina garante que daqui a um ano você estará no mesmo lugar. A rotina que evita a reincidência é simples: conciliação no fechamento do mês, categorização enquanto a memória está fresca, e uma pessoa responsável por isso que não seja você.

Até onde é preciso voltar

Depende de dois fatores, e eles nem sempre apontam para o mesmo lugar.

Na maioria dos casos, três a seis meses reconstruídos com rigor valem mais que dois anos reconstruídos por cima. É melhor ter meio ano confiável do que dois anos que ninguém tem coragem de usar.

Cronograma do clean-up, por tamanho de empresa

A pergunta que todo mundo faz na primeira conversa é quanto tempo isso leva. A resposta honesta depende de duas variáveis que você consegue medir hoje mesmo: quantos meses estão em aberto e quantas transações entram por mês, somando todas as contas e cartões da empresa.

Esses prazos assumem que o material chega completo no começo. Não é otimismo: é o cenário em que ninguém precisa parar para pedir um extrato que faltou. Em paralelo, o mês corrente entra na rotina desde a primeira semana, para o buraco não crescer enquanto o passado é reconstruído.

O que preparar para o clean-up começar rápido

Metade do prazo de um clean-up é decidida antes da primeira transação ser tocada. Reunir esta lista antes de começar costuma cortar uma a duas semanas do cronograma:

• Extratos de todos os meses em aberto. De todas as contas e todos os cartões, inclusive o cartão pessoal que às vezes paga coisa da empresa.
• Acesso ao QuickBooks, se já existe. Com permissão de administrador, para dar para ver o histórico e não só o saldo atual.
• A última declaração entregue. Ela fecha o saldo inicial do período e evita que a reconstrução comece de um número inventado.
• Lista de empréstimos e financiamentos ativos. Parcela que mistura juros e principal é a fonte número um de saldo errado.
• Nome do seu contador. Ele define até onde é preciso voltar e o que precisa de correção. Alinhar isso no começo evita refazer trabalho.

O que costuma estourar o prazo

Em quase todo clean-up que passa do previsto, o motivo está nesta lista curta. Nenhum deles é impedimento, mas cada um cobra tempo: conta que ninguém lembrava que existia e aparece no meio do processo, despesa pessoal misturada que precisa ser separada uma a uma, período sem nenhum documento em que só o extrato sobrou, e transferência entre contas próprias registrada como receita, o que infla o faturamento e precisa ser desfeito mês a mês.

Quanto tempo leva

Depende do volume, mas dá para dar uma referência honesta. Uma empresa com cerca de 150 transações por mês e duas contas costuma ter os últimos seis meses reconciliados em torno de quatro a seis semanas, com a rotina do mês corrente andando em paralelo desde o começo.

O que estende prazo quase sempre é a mesma coisa: extrato faltando, conta que ninguém lembrava que existia, e mistura de despesa pessoal com despesa da empresa que precisa ser separada uma a uma.