Bookkeeper, contador e tax preparer: quem faz o quê nos Estados Unidos

O bookkeeper cuida da rotina financeira do mês: registra, categoriza, concilia e fecha os relatórios. O contador, ou CPA, usa esse material para apurar e declarar impostos, além de dar orientação tributária. O tax preparer faz apenas a declaração, sem a parte de orientação. São três funções distintas e complementares. Quem contrata só a terceira e imagina que está coberto descobre em abril que ninguém organizou nada durante o ano.

As três funções, lado a lado

A confusão começa na tradução. Em português, contador virou palavra guarda-chuva para qualquer coisa que envolva número de empresa. Nos Estados Unidos, cada função tem nome, escopo e preço próprios.

Por que a diferença custa dinheiro

O CPA cobra por hora, e cobra caro. Se ele recebe um extrato bancário e uma pasta de recibos em fevereiro, o trabalho dele não é declarar imposto, é reconstruir doze meses de contabilidade primeiro. Você paga hora de CPA para fazer trabalho de bookkeeper, e paga com o relógio correndo contra o prazo.

Quando a rotina do mês está fechada, o CPA recebe um pacote pronto: livros conciliados, relatórios do ano e a documentação de suporte organizada. O trabalho dele volta a ser o que deveria ser, e o custo cai junto.

O que acontece quando ninguém faz o meio

Existe um padrão que se repete em quase toda empresa de brasileiro nos Estados Unidos que ainda não organizou a rotina. É sempre a mesma sequência.

• O dinheiro entra e sai da conta, e o extrato bancário vira a única fonte de verdade sobre o negócio.
• Compra pessoal e compra da empresa se misturam no mesmo cartão, porque no momento parecia mais prático.
• Ninguém sabe qual cliente, obra ou serviço deu lucro de verdade, só que no fim do mês sobrou mais ou sobrou menos.
• Em fevereiro o CPA pede o material, e começa a corrida para reconstruir o ano inteiro.
• A declaração sai baseada no que deu para reconstruir, não no que realmente aconteceu.

O problema não é a declaração. É que durante doze meses ninguém teve informação para decidir preço, contratação ou investimento. A empresa funcionou no escuro e só acendeu a luz quando já não dava para mudar nada.

Como saber de qual você precisa

Você precisa de bookkeeper se

• Não sabe dizer, sem abrir o banco, quanto a empresa faturou e quanto gastou no mês passado.
• Recebe relatório do QuickBooks mas não usa aquilo para decidir nada.
• O seu contador cobra mais do que você esperava e reclama da desorganização do material.
• Tem mais de trinta ou quarenta transações por mês.

Você precisa de CPA se

• Tem empresa aberta nos Estados Unidos, o que praticamente sempre significa obrigação de declarar.
• Está decidindo entre LLC, S-Corp ou C-Corp.
• Tem renda ou bens no Brasil e nos Estados Unidos ao mesmo tempo.
• Recebeu qualquer carta do IRS.

Você precisa dos dois se

Tem empresa em operação. Não existe cenário real em que uma empresa ativa precise só de um dos dois. O que muda é o volume de cada um, não a existência.

E na prática, como os dois conversam

O bookkeeper trabalha o ano inteiro e entrega ao CPA, no fechamento, um pacote com os livros conciliados, P&L e Balance Sheet do período, a conciliação de cada conta bancária e de cartão, e a documentação de suporte do que for relevante.

O CPA pega esse material e faz o trabalho dele sem precisar refazer o seu. É uma divisão simples, e é como funciona em qualquer empresa americana organizada. A diferença é que o empresário americano cresceu vendo isso funcionar assim, e o brasileiro recém-chegado não.