Quanto custa colocar o QuickBooks em dia antes do tax?

Limpeza de QuickBooks é projeto, não mensalidade, e por isso não tem tabela de preço. O valor sai de sete variáveis que você mesmo consegue medir hoje: quantos meses estão sem fechamento conferido, quantas contas e cartões existem, quantas transações entram por mês, quantos sistemas alimentam o arquivo, em que estado está o material, se já existe declaração entregue cobrindo o período e se a empresa tem estoque, empréstimo ou ativo. Quem chega à conversa com esses sete números recebe um escopo. Quem chega sem eles recebe uma estimativa que vai mudar.

Este artigo trata do projeto de correção. O valor da rotina mensal é outra conta, com outras variáveis, e está em quanto custa um bookkeeper. Para ver o serviço em si, veja bookkeeping cleanup, e, se o seu caso for meses inteiros sem lançar nada, catch-up bookkeeping.

Por que limpeza não tem preço de tabela

Duas empresas com o mesmo faturamento podem dar trabalhos completamente diferentes. Uma tem uma conta, um cartão e doze meses lançados com categoria errada. A outra tem quatro contas, dois cartões, um sistema de ponto de venda, folha terceirizada e seis meses sem nada. A primeira se resolve conferindo e reclassificando. A segunda é reconstrução. Preço de tabela obrigaria as duas a pagar igual, e uma das duas pagaria errado.

O que existe é uma conta, e a conta tem sete variáveis. Elas não pesam igual. As três primeiras definem quase todo o tamanho do projeto. As quatro seguintes explicam por que dois projetos do mesmo tamanho levam tempos diferentes.

As sete variáveis que definem o tamanho do projeto

1. Meses sem fechamento conferido

Não é o último mês em que alguém mexeu no sistema. É o último mês em que o saldo foi conferido contra o extrato e fechou. A distância entre os dois costuma ser de meses, e é ela que conta. Cada mês em aberto é uma reconciliação, uma rodada de categorização e uma lista de dúvidas para você responder.

2. Quantas contas e cartões entram no período

Cada conta bancária, cada cartão de crédito e cada plataforma de pagamento como PayPal ou Stripe é uma reconciliação separada, com extrato próprio. Conta encerrada no meio do período conta igual, e é justamente a que mais some na hora de pedir orçamento. O cartão pessoal que pagou despesa da empresa também entra, mesmo que ninguém goste de admitir.

3. Volume de transações por mês

Some as linhas do extrato de todas as contas e cartões em um mês típico. É o número que qualquer proposta séria pergunta primeiro. Sessenta lançamentos e seiscentos lançamentos não dão o mesmo trabalho, mesmo com faturamento parecido, porque cada linha precisa de uma categoria, e cada categoria precisa de uma decisão que alguém tem que tomar.

4. Quantos sistemas alimentam o QuickBooks

Um QuickBooks que recebe só o bank feed, a conexão automática com o banco, é um caso. Um que precisa casar com o Toast do restaurante, com o Buildertrend da obra, com o MyCase do escritório ou com o relatório da folha é outro. Cada sistema de origem é uma conferência a mais: o que o sistema diz que entrou precisa bater com o que o banco recebeu, e a diferença tem nome, seja taxa de cartão, gorjeta ou retenção.

5. Em que estado está o material

Extratos em CSV de todos os meses, com acesso de administrador ao QuickBooks Online, é o cenário rápido. Extrato faltando, conta que ninguém lembrava, período em que sobrou o PDF e nenhum recibo: cada um desses cobra tempo, e não é tempo de trabalho técnico, é tempo de procurar. Metade do prazo de uma limpeza é decidida antes de a primeira transação ser tocada.

6. Se já existe declaração entregue no período

Declaração já entregue muda o trabalho de duas formas opostas. Ela ajuda, porque fixa saldos que a reconstrução precisa respeitar e evita que o trabalho comece de um número inventado. E ela limita, porque a correção deixa de ser livre: se um ajuste muda um número que já foi declarado, quem decide o que fazer é o seu contador ou CPA, não o bookkeeper. Essa conversa acontece no meio do projeto e precisa caber no escopo desde o começo.

7. Se a empresa tem estoque, empréstimo ou ativo

São os três itens que transformam uma limpeza de P&L em uma limpeza de Balance Sheet, o balanço patrimonial. Parcela de empréstimo que mistura juros e principal lançada inteira como despesa, equipamento comprado e tratado como gasto do mês, estoque que nunca foi contado: cada um exige tratamento próprio e é a fonte mais comum de saldo errado que atravessa anos sem ninguém notar.

Por que adiar aumenta o custo

Limpeza é dos poucos serviços em que o preço sobe sozinho enquanto você decide. Não é pressão comercial, é como o trabalho funciona.

• A memória some antes do documento. Categorizar uma transferência de três meses atrás é uma pergunta rápida. A mesma transferência de dois anos atrás vira investigação, e a investigação entra na conta.
• O comprovante some depois. Banco costuma cobrar pela segunda via de extrato antigo, e portal de fornecedor guarda histórico por tempo limitado. O que era um download vira um pedido formal.
• Cada mês novo entra errado. Enquanto o arquivo não é corrigido, o bank feed continua alimentando com a mesma bank rule errada. O projeto cresce sozinho, sem ninguém fazer nada.
• O erro se espalha para os dois lados. Saldo errado em uma conta contamina o fechamento dos meses seguintes. Corrigir um mês antigo obriga a reconferir tudo que veio depois dele.
• Na temporada do imposto, a fila é outra. Entre janeiro e abril todo mundo procura a mesma coisa ao mesmo tempo. Quem chega em outubro escolhe o prazo. Quem chega em março aceita o que houver.

O que responder antes de pedir orçamento

Leve estas oito respostas para a conversa e o que você recebe deixa de ser estimativa. Nenhuma delas exige contador para responder, todas saem do seu banco e do seu QuickBooks em uma hora de trabalho.

• Qual foi o último mês com o saldo conferido contra o extrato e fechado?
• Quantas contas bancárias, cartões e plataformas de pagamento a empresa usou no período, incluindo as que foram encerradas?
• Quantas transações entram num mês típico, somando todas as contas e cartões?
• Quais sistemas além do banco alimentam o QuickBooks: ponto de venda, gestão de obra, gestão de casos, folha?
• Você tem extrato de todos os meses do período, em PDF ou CSV, ou falta algum?
• Existe declaração já entregue cobrindo algum desses meses?
• A empresa tem estoque, empréstimo ativo ou equipamento comprado dentro do período?
• Quem é o seu contador, e ele já pediu alguma correção específica?

Com essas oito respostas, qualquer prestador consegue te dar um escopo. Sem elas, o que você recebe é um número redondo que vai mudar no meio do caminho, e é aí que começa a conversa desagradável sobre cobrança extra.

Rotina mensal e projeto de correção são duas contas diferentes

É comum o dono somar as duas coisas e achar caro. São despesas de natureza diferente. A limpeza acontece uma vez, tem começo e fim, e existe para consertar o que foi acumulado. A rotina mensal é contínua e existe para o acúmulo não voltar. Contratar só a limpeza compra tempo e devolve o mesmo problema em doze meses. O artigo sobre quanto custa um bookkeeper trata dessa segunda conta, com as variáveis da mensalidade.

Na GS Brasil, o valor da limpeza sai depois do diagnóstico, que mede exatamente essas sete variáveis no seu arquivo. Não é falta de transparência. É que dar um número antes de abrir o QuickBooks seria chute, e chute em projeto de correção sempre volta como cobrança extra no meio do caminho.