1099 para subcontractors: o que uma construction company precisa organizar antes de janeiro

Numa construtora, o 1099 não trava por causa do formulário. Trava porque o mesmo subcontratado aparece em três obras, recebeu por cheque, Zelle e cartão, e ninguém somou isso durante o ano. O trabalho que resolve é de bookkeeping e acontece de outubro a dezembro: cadastro único por prestador, W-9 em mãos, pagamento amarrado à obra e conciliado com o banco. Em janeiro o contador ou CPA recebe a lista pronta, emite e transmite. A GS Brasil organiza, ele emite.

O mesmo sub em três obras e em duas contas diferentes

O eletricista trabalhou na reforma da rua A em março, entrou na obra comercial em julho e fechou o ano no retrabalho de uma terceira. Parte saiu da conta operacional, parte da conta que o sócio usa para adiantamento. No QuickBooks ele virou três fornecedores: o nome do cheque, o nome da LLC e um apelido.

O efeito é duplo. O custo da obra fica errado, porque cada pedaço caiu em um lugar. E o total do prestador fica errado, porque ninguém soma três cadastros. A correção começa no cadastro: um prestador, um fornecedor, um nome legal, todas as contas apontando para ele.

Por que o meio de pagamento muda o que entra no 1099-NEC

Construtora paga de todo jeito. Cheque para o sub antigo, Zelle para o ajudante, transferência para a demolição, cartão para quem aceita cartão. Para a obra, tanto faz: é custo. Para o 1099-NEC, não.

A última linha é a que mais estraga número em construção. O mesmo sub recebeu 18 mil por cheque e 4 mil no cartão. O custo da obra é 22 mil, e está certo. O total do 1099-NEC não é 22 mil. Sem o meio de pagamento no lançamento, ninguém separa isso em janeiro sem reabrir o ano.

Material comprado pelo sub e reembolsado

O sub comprou 3 mil em material, mandou a nota junto com a fatura de mão de obra e recebeu tudo num cheque só. A partir daí existem duas versões da mesma obra: quem joga os 3 mil em material e quem joga tudo em subcontratado.

Para o job costing, a separação importa: material e mão de obra se comportam diferente e têm responsáveis diferentes, como explica o artigo sobre job costing na construção civil. Para o 1099, quem decide o tratamento do reembolso é o seu contador. O papel do bookkeeping é entregar as duas informações separadas, com a nota anexada ao lançamento. Se o número chegar misturado, ele decide no escuro.

O sub é LLC. Emite ou não emite?

Essa é a dúvida que mais para a fila em janeiro, e ela tem resposta curta: quem responde é o W-9. LLC não é uma categoria fiscal única. Existe LLC tributada como corporação e existe LLC que não é, e a marcação está no próprio formulário que o sub assinou.

Em regra, o 1099-NEC vai para prestador pessoa física e para LLC que não é tributada como corporação. Empresa tributada como corporação, em regra, fica de fora. Por isso o W-9 não é burocracia: é o documento que decide. Sem ele, a pergunta volta para você em janeiro e você não tem como responder. Confirme o caso do seu sub com o seu contador.

Retainage retido e pagamento parcial

Construção quase nunca paga o sub de uma vez. Paga por medição, segura uma parte até a obra passar na inspeção, e às vezes libera o retainage no ano seguinte. Isso cria duas perguntas, e muita gente responde como se fossem uma.

• Quanto o sub custou na obra. Inclui o que está retido, porque o serviço já foi executado.
• Quanto o sub recebeu no ano. É a soma do que saiu da conta. Retainage que não foi liberado não saiu.

Os dois números são certos e servem para coisas diferentes. O primeiro é a margem da obra. O segundo é o que o contador usa para o 1099. Quem mistura os dois entrega um total que nunca bateu com o extrato, e paga o retrabalho.

Custo por obra e total por prestador precisam fechar

Existe uma conferência simples que quase ninguém faz e que resolve a maior parte dos problemas de janeiro. Some o custo de subcontratado de todas as obras. Some o total pago a todos os prestadores no ano. Tirando retainage retido e o que passou no cartão, os dois números conversam. Quando eles não conversam, a diferença tem nome: pagamento sem obra, fornecedor duplicado ou lançamento que nunca foi conciliado.

Ela não é relatório de fim de ano: roda no fechamento de cada mês, quando ainda dá para perguntar ao encarregado de que obra era aquele cheque. Veja bookkeeping para construtoras na Flórida e como o QuickBooks para construtoras sustenta isso no dia a dia.

De outubro a janeiro, mês a mês

O que o pacote entregue ao contador precisa ter

Contador bom cobra por retrabalho, e com razão. Quanto mais pergunta ele precisa fazer, mais cara fica a temporada. O pacote que não gera pergunta tem seis coisas.

• W-9 de cada sub, assinado, com a classificação fiscal marcada e o endereço atual.
• Total pago no ano por prestador, com um cadastro por pessoa, sem nome duplicado.
• O mesmo total aberto por meio de pagamento, separando cartão e plataforma do resto.
• Custo de subcontratado por obra, que é o que permite ele conferir o total sem confiar só na sua palavra.
• Retainage retido e ainda não pago, listado à parte, com a obra de origem.
• Contas conciliadas e livros fechados, com P&L e Balance Sheet do ano. O P&L é o resultado, o Balance Sheet é a posição.

Esse é o mesmo material que sustenta o bookkeeping de 1099 e W-9 durante o ano. A diferença na construção é a obra no meio de tudo: cada pagamento carrega um prestador e uma obra, e nenhum dos dois pode ficar em branco.

Se você não consegue dizer hoje quanto pagou a cada sub no ano, e por qual meio, ainda dá tempo. Me manda uma mensagem contando quantas obras você tocou este ano e eu te digo por onde começar.