1099 de subcontratistas: lo que una constructora debe organizar antes de enero

En una constructora, el 1099 no se traba por el formulario. Se traba porque el mismo subcontratista aparece en tres obras, cobró por cheque, Zelle y tarjeta, y nadie sumó eso durante el año. El trabajo que lo resuelve es de bookkeeping y ocurre de octubre a diciembre: una sola ficha por subcontratista, W-9 archivado, pago atado a la obra y conciliado con el banco. En enero su contador o CPA recibe la lista lista, emite y transmite. GS Brasil organiza, él emite.

El mismo subcontratista en tres obras y en dos cuentas distintas

El electricista trabajó en la remodelación de la calle A en marzo, entró en la obra comercial en julio y cerró el año en el retrabajo de una tercera. Parte salió de la cuenta operativa, parte de la cuenta que el socio usa para adelantos. En QuickBooks se volvió tres proveedores: el nombre del cheque, el de la LLC y un apodo.

El daño es doble. El costo de la obra queda mal, porque cada parte cayó en un lugar distinto. Y el total del subcontratista queda mal, porque nadie suma tres fichas. La corrección empieza en el alta: un subcontratista, un proveedor, un nombre legal, todas las cuentas apuntando a él.

Por qué el medio de pago cambia lo que entra en el 1099-NEC

Una constructora paga de todas las formas. Cheque para el subcontratista de siempre, Zelle para el ayudante, transferencia para la demolición, tarjeta para quien la acepta. Para el costo de la obra da igual: todo es costo. Para el 1099-NEC, no.

Esa última fila es la que más arruina números en construcción. El mismo subcontratista cobró 18.000 por cheque y 4.000 con tarjeta. El costo de la obra es 22.000, y está bien. El total del 1099-NEC no es 22.000. Sin el medio de pago en el asiento, nadie separa eso en enero sin reabrir el año.

Material que compra el subcontratista y usted reembolsa

El subcontratista compró 3.000 en material, mandó la factura junto con la de mano de obra y cobró todo en un solo cheque. Desde ahí existen dos versiones de la misma obra: quien registra 3.000 como material y quien registra todo como subcontratista.

Para el job costing, la separación importa: material y mano de obra se comportan distinto y tienen responsables distintos, como explica el artículo sobre job costing en construcción. Para el 1099, cómo tratar el reembolso lo decide su contador. El papel del bookkeeping es entregarle las dos cifras separadas, con la factura adjunta al asiento. Si el número llega mezclado, decide a ciegas.

El subcontratista es LLC. ¿Se le emite o no?

Esta es la duda que más frena la fila en enero, y tiene respuesta corta: la responde el W-9. LLC no es una categoría fiscal única. Hay LLC tributada como corporación y hay LLC que no lo es, y la casilla está en el mismo formulario que el subcontratista firmó.

Por regla, el 1099-NEC va a contratistas persona física y a LLC no tributadas como corporación. Una empresa tributada como corporación queda fuera. Por eso el W-9 no es trámite: es el documento que decide. Sin él, la pregunta vuelve a usted en enero y no hay cómo responder. Confirme el caso de su subcontratista con su contador.

Retainage retenido y pagos parciales

En construcción casi nunca se paga al subcontratista de una vez. Se paga por avance, se retiene una parte hasta que la obra pase inspección y a veces el retainage se libera al año siguiente. Eso genera dos preguntas, y mucha gente las responde como si fueran una.

• Cuánto costó el subcontratista en la obra. Incluye lo retenido, porque el trabajo ya se ejecutó.
• Cuánto cobró el subcontratista en el año. Es la suma de lo que salió de la cuenta. El retainage no liberado no salió.

Ambos números son correctos y sirven para cosas distintas. El primero es el margen de la obra. El segundo es lo que el contador usa para el 1099. Quien los mezcla entrega un total que nunca cuadró con el extracto, y paga el retrabajo.

El costo por obra y el total por contratista deben cuadrar

Hay una verificación simple que casi nadie hace y que resuelve la mayoría de los problemas de enero. Sume el costo de subcontratistas de todas las obras. Sume todo lo pagado a contratistas en el año. Descontando el retainage retenido y lo pagado con tarjeta, los dos números conversan. Cuando no conversan, la diferencia tiene nombre: pago sin obra, proveedor duplicado o asiento nunca conciliado.

No es un reporte de fin de año: corre en cada cierre mensual, cuando todavía se puede preguntar al encargado de qué obra era ese cheque. Vea bookkeeping para constructoras en Florida y cómo QuickBooks para constructoras lo sostiene en el día a día.

De octubre a enero, mes a mes

Qué debe tener el paquete para el contador

Un buen contador cobra el retrabajo, y con razón. Cuantas más preguntas haga, más cara sale la temporada. El paquete que no genera ninguna tiene seis cosas.

• W-9 de cada subcontratista, firmado, con la clasificación fiscal marcada y la dirección actual.
• Total anual por contratista, una ficha por persona, sin nombres duplicados.
• Ese mismo total abierto por medio de pago, separando tarjeta y plataforma del resto.
• Costo de subcontratistas por obra, que le permite verificar el total sin depender solo de su palabra.
• Retainage retenido y aún no pagado, listado aparte, con la obra de origen.
• Cuentas conciliadas y libros cerrados, con P&L y Balance Sheet del año. El P&L es el resultado, el Balance Sheet es la posición.

Es el mismo material que sostiene el bookkeeping de 1099 y W-9 durante el año. Lo que cambia en construcción es la obra en el medio: cada pago lleva un contratista y una obra, y ninguno de los dos puede quedar vacío.

Si hoy no puede decir cuánto pagó a cada subcontratista este año, y por qué medio, todavía hay tiempo. Mándeme un mensaje contando cuántas obras manejó este año y le digo por dónde empezar.