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Cómo saber si tus libros están realmente listos para el contador
Diez preguntas que respondes hoy, abriendo QuickBooks, sin depender de la opinión de nadie.
Tus libros están listos para el contador cuando pasan una prueba que tú mismo aplicas hoy, con QuickBooks abierto: cada cuenta conciliada hasta el último mes cerrado y con el informe guardado, nada en uncategorized, Undeposited Funds y Opening Balance Equity en cero, ingresos que cuadran con los depósitos y con lo que reportan las plataformas, gasto personal fuera, préstamos con saldo real, activos registrados, W-9 de los contratistas al día y comprobantes adjuntos. Cada punto que falla se vuelve hora de contador haciendo trabajo de bookkeeper.
La prueba, con el sistema abierto frente a ti
Casi todo dueño responde la pregunta sobre sus propios libros con una sensación: creo que está en orden, el bookkeeper manda informes cada mes, QuickBooks está conectado al banco. Ninguna de esas tres frases es verificable. Las diez de abajo sí lo son. Aparta una hora, abre QuickBooks en el último mes cerrado y responde sí o no a cada una.
| Qué verificar | Dónde mirar | Qué evita en manos del contador |
|---|---|---|
| Cada cuenta conciliada hasta el último mes cerrado | Informe de conciliación guardado de cada cuenta, tarjeta y préstamo, con la fecha del mes | Rehacer desde cero el cotejo entre sistema y extracto |
| Ninguna transacción en uncategorized | Saldo de Uncategorized Expense y Uncategorized Income en el P&L | Adivinar la categoría de un gasto que solo tú puedes explicar |
| Undeposited Funds en cero o explicado | Saldo de Undeposited Funds en el Balance Sheet | Ingreso contado dos veces o depósito sin origen |
| Opening Balance Equity en cero | Sección de patrimonio del Balance Sheet | Perseguir un saldo que entró al sistema sin contrapartida |
| Ingreso que cuadra con depósitos y plataformas | Ingreso del P&L contra los depósitos del banco y el resumen anual de la procesadora | Declarar más o menos ingreso del que la empresa recibió |
| Gasto personal fuera del resultado | Mayor de las cuentas de gasto, buscando supermercado, viaje y cuentas de casa | Deducir lo que no es de la empresa y tener que deshacerlo después |
| Préstamo con saldo real | Saldo en el Balance Sheet contra el saldo que informa el banco | Separar interés de capital cuota por cuota, durante un año entero |
| Activo comprado en el año registrado como activo | Cuentas de activo fijo en el Balance Sheet y las compras grandes del P&L | Buscar equipos escondidos entre los gastos del mes |
| W-9 de los contratistas al día | Registro de cada proveedor en QuickBooks y el total pagado en el año | Armar la lista de 1099-NEC en enero, en el plazo más apretado del año |
| Comprobante adjunto a las transacciones relevantes | Adjunto en la propia transacción de activo, préstamo y gasto fuera de lo común | Intercambiar correos contigo durante semanas, cobrando por hora |
Conectado al banco no significa correcto
La conexión bancaria de QuickBooks trae la transacción al sistema. Eso es todo. No dice si esa compra en Home Depot fue material de una obra, herramienta que se vuelve activo o un grifo para la casa del socio. Tampoco sabe si el depósito de 8 mil dólares paga tres invoices o es un anticipo de un contrato que ni empezó.
La regla automática empeora cuando nadie revisa. Aprendió que todo lo de Home Depot es material, y repite el mismo error todo el año con la misma confianza. Conciliar es otra cosa: comparar el sistema con el extracto hasta que el saldo final coincida, mes a mes, y guardar el informe que lo prueba. Feed sin conciliación es captura de datos, no contabilidad.
Las tres cuentas que delatan el sistema
Si solo tienes tiempo para mirar tres líneas, mira estas. Casi nunca aparecen en el informe que llega por correo, y son lo primero que busca un contador con experiencia.
- Uncategorized. Cada dólar ahí es una decisión que nadie tomó. Cuando el valor es alto, el resultado del año está mal en los dos sentidos: gasto legítimo fuera de lugar y deducción que se pierde.
- Undeposited Funds. Es la cuenta de paso entre cobrar y depositar. Un valor de meses atrás parado ahí significa un cobro que nunca llegó al banco dentro del sistema, o un depósito registrado por fuera, con el ingreso contado dos veces.
- Opening Balance Equity. Debería existir solo en los primeros días del sistema. Un saldo ahí hoy significa que alguien forzó un número de apertura o un ajuste para cuadrar algo. El contador va a preguntar, y nadie sabrá responder.
Ingreso: la prueba de los tres números
Toma el ingreso del P&L del año hasta hoy. Toma el total depositado en las cuentas de la empresa en el mismo período. Toma el resumen anual de tu procesadora de tarjeta o plataforma de pago. Los tres números no tienen que ser idénticos, pero cada diferencia necesita nombre: comisión de la plataforma, cobro en efectivo, anticipo de cliente, transferencia entre cuentas propias.
Una diferencia sin nombre es un error. Y el error de ingreso es el tipo que el contador no puede corregir solo, porque no sabe de dónde vino el dinero. Es la pregunta que traba la declaración y hace crecer su factura.
Qué hacer con lo que no pasó
Si uno o dos puntos fallaron en el mes corriente, es ajuste de rutina: categorizar, conciliar, pedir el W-9 que falta. Si los mismos puntos fallan en varios meses hacia atrás, el problema no es el mes, es la base. En ese caso el camino es una limpieza, que corrige el histórico antes de cualquier cierre. Cerrar el año sobre una base equivocada solo sella el error.
Y si la duda es quién hace qué en esta historia, el artículo sobre bookkeeper, contador y tax preparer separa las tres funciones.
Listo todo el año contra correr en marzo
Quien aplica esta prueba cada mes llega a marzo con el trabajo hecho. Quien la aplica una vez al año descubre en marzo todo lo que pasó en marzo del año anterior. La diferencia no es de esfuerzo total. Es de cuándo ocurre el esfuerzo y cuánto cuesta.
| Situación | Libros listos todo el año | Carrera en marzo |
|---|---|---|
| Cuándo aparece el error | En el cierre del mes, cuando todavía se corrige en el origen | Once meses después, cuando nadie recuerda la transacción |
| Quién responde las preguntas | Una lista corta al mes, respondida mientras el hecho está fresco | Tú, al teléfono, en medio de la obra, con el contador esperando |
| Qué hace el contador | Empieza por el trabajo fiscal, que es el suyo | Pasa días organizando libros antes de mirar el impuesto |
| Qué decides durante el año | Precio, contratación y compra, con el número del mes pasado en la mano | Nada, porque el número del año solo existe cuando el año terminó |
Por eso mantener los libros listos para el contador es rutina y no proyecto. La prueba de diez puntos de arriba es la misma en enero y en julio. Cuando pasa cada mes, el fin de año deja de ser un evento.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre este tema
¿Cuánto tarda aplicar esta prueba?
Cerca de una hora en una empresa con pocas cuentas, y el doble si hay varias tarjetas y plataformas de pago. No necesitas corregir nada en el momento. El objetivo es saber dónde está el problema.
Mi bookkeeper manda informe cada mes. ¿No basta con eso?
El informe muestra el resultado, no si el resultado está bien. Pide el informe de conciliación de cada cuenta y el Balance Sheet. Ahí aparecen Undeposited Funds, Opening Balance Equity y el saldo de préstamo equivocado.
¿Un saldo en Undeposited Funds siempre es error?
No. Un cheque recibido a fin de mes y depositado a inicios del siguiente queda ahí de forma correcta. El problema es el saldo viejo, de meses atrás, que nadie puede explicar.
Fallé en casi todo. ¿Por dónde empiezo?
Por la conciliación. Mientras las cuentas no cuadren con el extracto, corregir categorías es limpiar con la llave abierta. Primero conciliar, después categorizar, y al final los comprobantes.
¿Tax ready significa que el impuesto está resuelto?
No. Significa que el material está correcto y completo para que el contador trabaje. El cálculo, la elección de tratamiento, la depreciación y el envío de la declaración siguen siendo suyos.
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